K poskytování služeb, analýze návštěvnosti a personalizaci reklamy se využívají soubory cookie. Informace o použití webu mohou být sdíleny s dalšími partnery působícími v oblasti sociálních médií, inzerce a analýz. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Další informace
Soutěž Chytrá města pro budoucnost

I spisovka je důležitá ve vaší architektuře

Datum: 21. 10. 2016, zdroj: VSOL 4/2016, rubrika: Veřejná správa online

Spisová služba je jednou z klíčových schopností úřadu. Občas mylně vykládaná pouhá evidence „některých dokumentů“ by ve skutečnosti měla být ucelenou evidencí a správou všech dokumentů a to jak těch digitálních (i s jejich datovými soubory), tak i těch analogových (jejich metadata).

Nedílnou součástí spisové služby je pak zajištění komunikace s datovými schránkami, schopnost příjmu a předávání elektronických formulářů, či schopnost vypravování dokumentů tím správným kanálem. Ale dnes to nebude o teorii výkonu spisové služby. Nové povinnosti jsou v našem právním řádu již dlouho, a tak jsou jistě všem známé.

Jak ale naplnění těchto povinností zajistit zejména po technické stránce? Zavedením elektronického systému spisové služby ESSL. Je dobré si přitom uvědomit, že spisová služba se opravdu týká všech dokumentů, včetně tak vzdálených podkladů, jako jsou faktury, smlouvy či zápisy z porad a schůzí. Různé druhy dokumentů jsou přitom v úřadu fakticky spravovány v různých informačních systémech, ať už se jedná o ty skutečně „agendové“ zajišťující podporu pro činnosti veřejné správy, či třeba provozně-režijní systémy, jako je ekonomika, seznam smluv apod. Tyto informační systémy pak mnohdy nemají s elektronickým systémem spisové služby nic moc společného. A fakticky se tak legislativní povinnosti neplní.

Jak to řešit?

Aby bylo povinnostem učiněno zadost, lze k tomu přistupovat vesměs dvěma způsoby:

  1. Všechny dokumenty jsou evidovány a spravovány v ESSL a ostatní IS využívají společných funkcí spisovky.
  2. Některé dokumenty jsou evidovány a spravovány v jiných IS jako samostatných evidencích, ty však musejí splňovat požadavky na ně kladené.

Ideální a preferovaný by měl být ten první způsob, kdy systém ESSL skutečně bereme jako „středobod správy dokumentů“ a ostatní informační systémy jej pro takové služby využívají.

Integrace ESSL
Integrace ESSL
© 2016 Michal Rada | Architektura ESSL

Znamená to zajistit nejen plně funkční ESSL vyhovující všem procesním a technickým požadavkům, ale především již od počátku počítat s integrací prakticky všech dalších systémů na ESSL. V jednotlivých systémech, pracuje-li se pak s dokumenty, by měly být využívány funkce ESSL, které má k tomu určené pokud možno jednotné rozhraní.

Myslete na to už v architektuře

Zejména v posledních letech se v úřadech přistupuje k řízení a rozvoji ICT tím správným směrem a to zpracováním a řízením architektury. Architektura je mylně pojímána jako ryze informatická záležitost, přitom se jedná o způsob řízení a optimalizace byznysu, respektive služeb. Aplikační architektura se pak často smrskne jen na kostičky reprezentující jednotlivé informační systémy a mezi nimi pár šipeček. Ale architektura nejsou jen různobarevné kostičky na diagramech. Architektura by měla být především rozmyšlená a promyšlená.

Pokud se zpracovává architektura pořádně – a jednou z motivací pro pořádnou architekturu jsou jistě povinnosti vůči OHA MV v rámci ICT projektů – počítá s některými klíčovými součástmi. Skoro každá architektura tak obsahuje nějak zakotvený princip identity úředníka, třeba prostřednictvím vlastního serveru s identitami využívanými i pro přihlášení do počítačů. Zatímco zajištění identity se neopomíjí, u dokumentů a spisovky je tomu jinak. Málokdo při zpracování architektury zakotví tak základní principy, jako že veškeré dokumenty budou spravovány v ESSL systému a ostatní systémy jej budou využívat. Většinou se ESSL bere jen jako jeden ze systémů, ale stále se nesystémově setrvává ve stavu, že každý systém si sám spravuje a ukládá dokumenty a ESSL jej nezajímá.

Již při rozmýšlení architektury je tak vhodné myslet na to, že ESSL je jedním z klíčových systémů a zakotvit si třeba principy podobné těmto:

  • Dokumenty se evidují a spravují v ESSL, která zajišťuje potřebné operace s nimi.
  • ESSL má jednotné rozhraní, které zajistí integraci s ostatními systémy jako vnitřní integraci v rámci úřadu.
  • Ostatní systémy a aplikace, které potřebují pracovat s dokumenty pro úlohy s nimi spojené, volají služby ESSL prostřednictvím jejího rozhraní.
  • Pro nové systémy platí, že využití ESSL pro úlohy spojené s dokumenty je povinným principem.
  • U stávajících systémů v rámci jejich přirozeného provozu a rozvoje se postupně tento princip uplatňuje také.

Zejména to, co stojí v poslední odrážce, je důležité a často to přidělává vrásky nejen vedoucím pracovníkům a architektům. Bohužel se tyto jinak základní principy dosud moc neuplatňovaly, a tak jsou dnes úřady postaveny do situace, kdy v dobré víře využívají „pro něco“ ESSL, ale nemají integrované další systémy. A pak se mohou dostat do problémů, kdy někdo oprávněně konstatuje, že nevykonávají spisovou službu řádně. Z pohledu samotných principů spisové služby totiž není rozdíl mezi rozhodnutím o dávce, fakturou a třeba nějakým vnitřním předpisem. Platí vždy, že musí být kvalifikovaně evidovány a spravovány v systému splňujícím požadavky.

Proto je jedním z nejpalčivějších problémů nejen nastavení výše uvedených principů, ale především jejich realizace v praxi. U nových systémů je to relativně snadné, pokud máte dobrý ESSL systém s dobrým rozhraním pro integraci. U stávajících systémů nad tím ale také nelze zavírat oči. Vše je nutné dělat s rozmyslem a v intencích možností, na druhou stranu se nelze vymlouvat na stávající stav, protože to co zde popisuji, se mělo stát již dávno.

Shrneme si to…

Ať už si zpracováváte architekturu ve svém úřadu jako obří repository, kde chcete postihnout každý špendlíček, či jen uvažujete o základních principech, na nichž bude váš úřad fungovat (nejen po stránce IT), je vhodné do všech těchto úvah přibrat i spisovou službu. Z motivačního, byznysového a procesního hlediska je to zejména správné a řádné nastavení procesů reprezentované dobrým a naplňovaným spisovým řádem, z technického a aplikačního hlediska je to pak nasazení a zejména správná integrace ESSL systému s ostatními systémy.

Pokud vás toto téma zaujalo, v říjnu se uskuteční tradiční konference CNZ, kde se mu budeme věnovat hlouběji. Více informací na www.cnz.cz.

Pro nasazení a využití elektronického systému spisové služby v úřadu platí, že…
  • ESSL je klíčovým systémem a středobodem správy všech dokumentů
  • Ostatní systémy pro úlohy spojené se správou dokumentů využívají ESSL
  • Principy využití a integrace ESSL jsou základními povinnými architektonickými principy
  • Na integraci ESSL jako klíčového systému pro klíčové služby je vhodné myslet už v rámci architektury

Michal Rada

TOPlist
TOPlist