K poskytování služeb, analýze návštěvnosti a personalizaci reklamy se využívají soubory cookie. Informace o použití webu mohou být sdíleny s dalšími partnery působícími v oblasti sociálních médií, inzerce a analýz. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Další informace

Profesionalizace dobrovolných svazků obcí – přechod z formální na profesionální úroveň

Datum: 16. 11. 2016, zdroj: OF 4/2016, rubrika: Regiony

Tento text navazuje na článek Potenciál rozvoje aktivit dobrovolných svazků obcí. Po tématu spolupráce dobrovolných svazků obcí (DSO) se budeme věnovat cestě, která vede k dosažení profesionální úrovně spolupráce DSO.

Lukáš Vlček
Lukáš Vlček

Co je míněno pod pojmy formální, respektive profesionální úroveň fungování DSO? Jako profesionální DSO je definován takový subjekt, který má profesionální aparát, tedy zaměstnance, které DSO zaměstnává, či s ním mají jiný smluvní vztah o vykonávání služeb pro svazek a jeho členské obce. Jako formální úroveň spolupráce je definován takový subjekt, který vykonává pouze základní aktivity, které jsou předepsány zákonem o obcích (např. volba statutárních zástupců, schválení rozpočtu, výsledků přezkumu hospodaření apod.) či v nepravidelných časových intervalech realizuje společné projekty, zpravidla malého finančního rozsahu.

V následujícím textu budou stručně popsány kroky, které doporučuji provést při přechodu z formální na profesionální úroveň spolupráce DSO. Pořadí jednotlivých kroků vychází ze zkušeností autora a v praxi to může být troch jinak. Jako zdroj dat byly využity informace z profesionálně fungujících DSO.

Organizační kroky k dosažení profesionální úrovně spolupráce DSO

1. Zajištění politické vůle mezi členskými obcemi DSO

Tento krok je zásadním v celém procesu spolupráce. Znamená, že obce, které jsou sdruženy v DSO, chtějí změnit svůj systém fungování a jsou si vědomy souvisejících změn. Politická vůle zpravidla vychází z podnětu aktivních starostů v území, nejedná se zpravidla o plošný a spontánní projev vůle obcí. Aktivní jedinci hrají v celém procesu přechodu od formální na profesionální systém velmi důležitou roli. Organizují realizaci dalších kroků, jako je například analýza poptávky mezi obcemi po aktivitách DSO, úprava právních dokumentů či zajištění zázemí pro další fungování svazku. Je vhodné, aby návrh na nový systém fungování svazku byl dostatečně projednán, a to nejen se statutárními zástupci obcí, ale také v zastupitelstvech.

2. Provedení analýzy poptávky mezi obcemi po aktivitách DSO

Přechod z formálního na profesionální systém fungování DSO vychází zpravidla z potřeby obcí zajistit určité služby, které formální systém spolupráce nezvládá. Pro nastavení rozsahu služeb a dalších organizačních kroků je nutné provedení analýzy poptávky mezi obcemi daného svazku. Je možné využít techniku jednoduchého dotazníkového šetření mezi členskými obcemi, například na rozsah a formu služeb svazku pro členské obce, na systém jejich financování a plateb, na zjištění formy uspokojování aktuálních potřeb obcí apod. Může se jednat o otevřené či uzavřené otázky. Lépe se vyhodnocují uzavřené otázky, kdy respondenti odpovídají zaškrtnutím konkrétní odpovědi.

Výsledky dotazníkového šetření je nutné zpracovat a podrobit další diskuzi mezi členskými obcemi, nejlépe ve dvou úrovních. V první úrovni výsledky šetření rozeslat obcím užívanou formou komunikace, tedy listovou či elektronickou poštou. Poté je vhodné výsledky prezentovat na setkání zástupců obcí a podrobit je přímým dotazům a připomínkám, tedy využít jakousi formu veřejné diskuze či vzdáleně formou tzv. brainstormingu.

3. Definování konkrétních služeb DSO pro členské obce.

Tento krok vychází z analýzy poptávky mezi obcemi po aktivitách svazku. V této části transformace je důležitá ochota obcí zajišťovat poptávané služby skrze DSO. Pro další fungování by bylo velmi problematické, kdyby obce nejprve deklarovaly ochotu přejít na profesionální systém spolupráce a posléze poptávané služby zajišťovaly jiným způsobem (poradenské agentury apod.). Zásadní roli hrají dva aspekty, a to kvalita a cena. Otázka kvality je závislá na dobrém personálním zajištění profesionálního chodu svazku. Aspekt ceny hraje také výraznou roli. Cena musí být schopná konkurence. Při započtení všech nákladů, musí být nabízené služby na takové cenové úrovni, jaká je běžně dostupná na trhu. Vzhledem k neziskovosti práce DSO, jsou výsledné ceny služeb zpravidla pro obce výhodnější, než jsou-li poptávány na trhu. Dále pak lze předpokládat standartní kvalitu a dostatečnou motivaci ke kvalitě.

Osobní zkušenost mi říká, že v začátcích profesionálního systému fungování DSO není důležitý co nejširší okruh nabízených služeb, ale kvalitní zvládnutí užší nabídky. Rozsah služeb je možné postupem času rozšiřovat. K tomuto kroku by však mělo být přistoupeno až v okamžiku, kdy jsou profesionálně zvládnuty již nabízené služby a jejich kvalita má požadované a dostupné standardy. U řady fungujících DSO byly v počáteční fázi profesionálního systému spolupráce nabízeny především služby v oblasti dotačního managementu, společný nákup služeb, stavebních prací a komodit či koordinace projektů DSO a jeho propagace. Postupem času může dojít k nárůstu nabízených služeb, ale až v okamžiku, že předchozí procesy jsou zažité a funkční. Tento stav trvá zpravidla několik let, cca 2–3 roky.

4. Úprava právních a provozních dokumentů DSO.

Při přechodu z formální na profesionální systém je také nutné upravit právní dokumenty – především stanovy DSO. Nové znění se provádí buď formou dodatku, nebo přijetím nových stanov DSO. Jak dodatek, tak nové stanovy musí být projednány a schváleny členskou schůzí DSO a posléze zaslány místně příslušnému krajskému úřadu. Doporučuje se návrh dodatku či nových stanov s krajským úřadem dopředu konzultovat, aby nedošlo ke schválení členskou schůzí a posléze byly krajským úřadem vzneseny připomínky a proces schvalování by se musel opakovat.

Obsahově se stanovy mohou měnit v kapitolách, definujících například kompetence v rámci fungování DSO, systém financování, ustanovení nového orgánu, například rady DSO, která se může scházet častěji než členská schůze apod.

Mezi provozní dokumenty lze zařadit například vnitřní směrnice o oběhu účetních dokladů, kompetenční systém, systém financování či další dokumenty, schvalované členskou schůzí obcí DSO. Tyto dokumenty je také nutné projednat a schválit členskou schůzí. Dokumenty musí být v souladu se stanovami a platnými zákony, ale již nemusejí být schváleny krajským úřadem. Jejich strukturu a obsah je dobré vzájemně logicky provázat, aby nedošlo ke kolizi jednotlivých předpisů, což by mohlo omezovat či paralyzovat chod DSO.

5. Zajištění personálního a materiálně technického zázemí

Výběru zaměstnanců by měla být věnována velká pozornost. Důležité předpoklady pro výběr zaměstnanců: vzdělání a adekvátní praxe v oboru regionálního rozvoje, výborné komunikativní dovednosti, důvěryhodnost, časová flexibilita a znalost informačních technologií. Zajistit vhodné zaměstnance bývá velmi složité a je-li nutné slevit z nároků, tak doporučuji hledat především komunikativní, důvěryhodné osobnosti, které zvládnou učit se novým znalostem a dovednostem. Tyto pozice jsou vhodné pro absolventy oboru regionální rozvoj a veřejná správa vysokých škol či pro pracovníky se zkušeností z oblasti regionálního rozvoje. Obecně je otázka důvěry v zaměstnance DSO velmi důležitou částí stability profesionálního systému spolupráce. V oblasti personální je také nutné upravit zajištění účetních služeb, při přechodu na profesionální systém jistě dojde i k nárůstu účetní agendy.

Materiálně technické zázemí vyžaduje zajistit patřičné prostory, nejlépe kancelářského charakteru, které jsou dostupné a nabízejí potenciál dalšího rozšíření. Zpravidla se jedná o prostory napojené na samosprávu centra svazku. Důležité je kvalitní internetové připojení a adekvátní pracovní vybavení (výpočetní technika, kancelářské potřeby, nábytek). Je důležité zvážit mobilitu zaměstnanců (pořízení automobilu či uzavření smlouvy o využívání soukromých vozidel). Mobilnost je důležitá především s ohledem na pohyb zaměstnanců po DSO a účast na jednáních v jednotlivých obcích. Využití hromadné dopravy bývá ve venkovských oblastech často komplikované.

Pro počáteční fázi je nutné propočítat výdaje na materiálně technické zázemí a tuto informaci prezentovat členům DSO. Členové svazku se musí dohodnout na způsobu úhrady těchto nákladů. Provozní náklady na profesionální systém (mzdy, pronájmy prostorů, cestovní náklady, energie apod.) budou hrazeny z provozního rozpočtu svazku, jehož systém naplňování musí opět odsouhlasit členská schůze DSO. Je velmi nutné, shodnout se a přijmout metodiku financování profesionální spolupráce. Využít se dají různé formy, členské příspěvky, platby za služby či jejich kombinace.

6. Systém komunikace

Podle zkušeností autora stojí celý systém profesionální spolupráce obcí na vzájemné důvěře a komunikaci. Aby bylo zapojení obcí logické, musí být systém důvěryhodný, schopný cenově konkurovat a poskytovat kvalitní služby. To klade na management DSO vysoké nároky, musí být komunikativní a transparentní. Proto je důležité ihned na začátku profesionální spolupráce nastavit systém komunikace, a to skrze různé komunikační kanály. Členské obce musí být dostatečně informovány, avšak ne zahlcovány informacemi. Management musí nastavit funkční komunikaci. Ne vždy bude plně funkční elektronický systém, zejména u obcí, které mají neuvolněné starosty. Nezastupitelnou roli hraje osobní či telefonická komunikace.

Pro funkční nastavení komunikace je vhodné několikrát do roka uspořádat členskou schůzi DSO, a to nejen ze zákonných důvodů, ale také z důvodu lepší informovanosti obcí. U DSO, které mají větší počet členů (cca nad 10) je vhodné ustanovit radu DSO a přenést na ni určité kompetence.

7. Zpětné hodnocení systému

Pro profesionální systém spolupráce se obce zpravidla rozhodnou z toho důvodu, aby systém obcím pomáhal a ne je zahlcoval a požadoval po nich další časové zatížení. Systém je tedy nutné doplnit o zpětné hodnocení, které by mělo ukázat, zda profesionální spolupráce generuje plánované efekty. Je možné použít parametry, jako je např. množství uspořených prostředků za externí agentury, velikost zdrojů, které management DSO zajistil na rozvojové projekty, rozsah časových úspor obecních samospráv, množství realizovaných projektů apod. Je možné systém hodnotit prostě i na základě spokojenosti obcí a jejich občanů s aktivitami DSO.

Závěr

Aby výše uvedený systém nezkolaboval, je nutné mít neustále na paměti několik prvků, které musí fungovat: vzájemná důvěra, vůle spolupracovat, transparentnost, systém spolupráce win – win (vzájemná prospěšnost) a profesionalita.

V případě, že profesionální spolupráce funguje, systém generuje zejména tyto efekty: vysoká úspěšnost členských obcí v dotačních programech, jejich zvýšená absorpční kapacita z pohledu množství realizovaných projektů, nižší provozní náklady obcí, koordinovaný rozvoj území a zajištění zákonných povinností obcí (např. problematika veřejných zakázek).

Tématikou profesionalizace práce DSO se aktuálně zabývá projekt Svazu měst a obcí s názvem Posilování administrativní kapacity obcí na bázi meziobecní spolupráce (jen Centra společných služeb – CSS). Do tohoto projektu je zapojeno více jak 80 DSO z celé České republiky.

Strategickým cílem projektu Center společných služeb je zvýšení profesionality výkonu veřejné správy, poskytování a rozvoj veřejných služeb v území pomocí sdílení prostředků a kapacit jednotlivých obcí sdružených do DSO.

CSS by měla poskytovat potřebné a požadované služby v oblasti veřejné správy s důrazem na samosprávné kompetence např. v oblasti rozvoje obcí, právního a správního poradenství, organizačních a ekonomických agend, finančně-rozvojového managementu, poskytování informací apod.

CSS budou poskytovat obcím i odborné poradenství v oblasti přeneseného výkonu státní správy (přestupková agenda, správa poplatků, evidence obyvatel a další) s cílem zvýšit odbornost a efektivitu jejich rozhodování. Rozhodovací pravomoc zůstává vždy na samotných obcích.

CSS budou sloužit jako společně sdílená administrativní kapacita obcí například pro přípravu obecně závazných vyhlášek, právních dokumentů i vzorů nájemních nebo kupních smluv. Půjde také o zajištění odborných konzultací k aktuálním novinkám v legislativě, zpracování pravidelných hlášení pro orgány státní správy, zajištění právních služeb pro obce a zajištění vzdělání v požadovaných oblastech veřejné správy. CSS zajistí přípravu, řízení a administraci projektů obcí, projektů mikroregionu, monitoring dotačních titulů a projektové poradenství obcí. Kapacita CSS připraví webové stránky DSO, informační zpravodaje pro občany, propagaci a zvyšování informovanosti o činnosti CSS. Zajistí odborné konzultace k veřejným zakázkám, zpracování vzorových dokumentů a spolupráci při zadání veřejné zakázky. Centra také zajistí společné nákupy energií nebo jiných položek, prosazování společných zájmů např. při jednání s dodavateli služeb obcí (odpady, elektřina, plyn apod.). Zajistí zpracování strategie rozvoje obce, územního plánu obce, odborné poradenství a spolupráci při sestavení rozpočtu obce, poradenství v oblasti daní a také konzultace se stavebními odborníky či sdílený stavební dozor.

Tento projekt má velký potenciál a významně pomůže v rozvoji spolupráce obcí v České republice skrze profesionálně fungující DSO. Osobně mám ozkoušeno, že profesionální forma spolupráce obcí funguje, a je-li vhodně nastavena, generuje kýžené efekty.

Ing. Lukáš Vlček, starosta města Pacova a předseda DSO mikroregionu Stražiště, předseda Regionální komise SMO ČR

TOPlist
TOPlist