K poskytování služeb, analýze návštěvnosti a personalizaci reklamy se využívají soubory cookie. Informace o použití webu mohou být sdíleny s dalšími partnery působícími v oblasti sociálních médií, inzerce a analýz. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Další informace

Je strategické plánování jen pro velké?

Datum: 22. 11. 2016, zdroj: OF 4/2016, rubrika: Ostatní

Mnohým starostům, zvláště menších obcí, při zmínění slov „strategické plánování“, naskakuje husí kůže. Na základě různých zkušeností z počátku strategického plánování u nás si mnozí představí dlouhé nikam nevedoucí diskuse, množství nic neříkajících analytických dat, stohy papírů s různými obrázky, grafy a schématy, které nikdo nečte a především přes sto tisíc korun vynaložených z obecního rozpočtu. Z pohledu mnohých starostů i zastupitelů zcela zbytečná investice.

Má smysl strategicky plánovat na úrovni malých obcí?

Je nutné přiznat, že mnohdy tomu tak skutečně bylo a ne ve všech případech strategické plánování splnilo svůj účel. Ať už to bylo myšleno skutečně upřímně, nebo se jednalo jen o určitý finanční tunel k některým agenturám, nebo jen o nutnou formální povinnost při žádání o dotace.

Pro kultivaci této oblasti nechalo ministerstvo financí za pomoci externích firem zpracovat Metodiku přípravy veřejných strategií, která spatřila světlo světa v ucelené podobě v roce 2012. Jedná se o metodiku velice podrobnou a návodnou, a možná také proto nesklidila u představitelů mnohých obcí velký ohlas. Málokterý starosta menší obce má kapacitu podrobně studovat více jak stostránkový dokument a k tomu více jak deset různých příloh. To je pochopitelné, ale neznamená to, že by tato metodika byla špatná.

Předně je třeba si uvědomit, že zahlcení starostů menších obcí operativními činnostmi není ideální stav. Nalezení prostoru na určení strategických priorit může starostům paradoxně ušetřit spoustu času, který jinak vynakládají na přešlapování na místě v otázce důležitých rozhodnutí (nikam nevedoucí diskuse na zastupitelstvech, které se opakovaně vrací k jednomu tématu a pořád se točí v kruhu), v prozkoumávání slepých uliček a opakovanému odpovídání občanům obce na stejné otázky.

Bavíme se zde převážně o menších obcích, kolem tří tisíc obyvatel a méně. Ty větší se již zpravidla naučily se strategickým plánováním pracovat a za podpory různých dotačních programů mají zpracované mnohdy velmi kvalitní strategie svého dalšího rozvoje. Někdy mají i tematické strategické plány, např. v oblasti sociálních služeb.

Jak snadno a levně zpracovat kvalitní strategický plán?

Jak tedy mohou menší obce strategicky plánovat a přitom na tuto činnost nevynaložit obrovské prostředky ze svého napjatého rozpočtu a enormní úsilí přetíženého starosty? Věřím, že zpracovaná metodika ministerstva financí může být dobrá pomůcka. A to třeba jen tím, že použijete navržený metodický postup, viz obr. 1.

Obr. 1. Metodický postup tvorby veřejné strategie
Obr. 1. Metodický postup tvorby veřejné strategie
Zdroj: Ministerstvi financí, Metodika přípravy veřejných strategií, Praha, 2012.

1. Je nutné mít vizi

Popište, jak si představujete svou obec za 20, 30, případně 50 let. Je ovšem třeba, aby byla vize reálná! Pokud např. vaše obec leží v území se stavební uzávěrou, není možné stanovit vizi počítající s masivním nárůstem počtu obyvatel v obci. Pokud vaše obec leží v území vzdáleném od větších aglomerací s velmi omezenými možnostmi zaměstnání v bližším i vzdálenějším regionu, průměrný věk obyvatel je 50+, nebude asi příliš reálné představovat si, jak po návsi za 30 let běhají zástupy malých capartů. Pokud tedy nedisponujete nějakým unikátním tahákem, který by mladé rodiny do obce nalákal.

Nebojte se být inovativní a unikátní a nepodléhejte obecně proklamovaným trendům o tom, do čeho by měla obec investovat: byty pro mladé, kanalizace, vodovod, kulturní dům, sportoviště atd. Vaše obec může být unikátní pospolitostí svých obyvatel, okolním životním prostředím. Příležitostí může být v některých lokalitách i to, že úbytek místních občanů postupně nahradí rekreanti. Vím, že toto si asi žádný starosta nepřeje, ale čím dříve se občané obce smíří s nevyhnutelným, tím lépe a efektivněji se na to můžete připravit.

Fáze tvorby vize nemusí u malých obcí zahrnovat tvorbu nějakých rozsáhlých analýz a studií jak uvádí zmíněná metodika ministerstva financí. Efektivnější může být vtáhnout do formulace vize místní občany a to např. formou nějaké ankety (ideálně využít místní noviny, pokud nějaké vydáváte) a následně svolat veřejné projednání této vize. Pokud se tomuto setkání poskytne dostatečná osvěta, občané vám na něj přijdou. Někdy může být vhodné udělat těchto setkání několik. Např. když vám na první takové setkání přijde několik „křiklounů“, kteří budou hlasitě prosazovat vize sice reálné, ale na první pohled pro většinu obyvatel nepřijatelné. Vy pak tyto závěry z jednání uveřejníte a na další jednání vám již přijde větší skupina dalších obyvatel, kteří budou chtít tento pro ně nelibý trend zvrátit.

Výhodou takovéhoto projednání s občany je mnohem vyšší pravděpodobnost, že se doberete reálné a smysluplné podoby vize. A je tu také trochu alibistický přínos. Pokud se další vývoj nebude některému občanovi líbit, můžete vždy upozornit, že měl možnost se vyjádřit a ze zájmu obyvatel obce vyplynulo právě toto směrování. Nedá se říci, že když se veřejného setkání zúčastní jen malá část obyvatel obce, že by závěry nebyly relevantní. Samozřejmě čím reprezentativnější účast, tím větší váha výsledku. Je však na místě počítat s tím, že ten, kdo mlčí, je k situaci lhostejný a bude tak akceptovat směrování, kterým se obec vydá.

Toto platí samozřejmě jen za předpokladu, že tvorba vize probíhá transparentním nediskriminačním způsobem a skutečně každý obyvatel obce má reálnou možnost se do formulace vize zapojit.

2. Fáze nastavení projektu

u malých obcí může spočívat v tom, že pověříte některého z členů zastupitelstva rozpracováním vize do podrobnější podoby, rozhodnete, zda budete strategii zpracovávat vlastními silami nebo si na nějakou část najmete nějakou externí sílu, určíte finanční strop, který jste na tvorbu strategie ochotni vynaložit a dáte si termín, do kdy chcete mít strategii hotovou. Může se tak jednat o půl hodinovou debatu na jednání zastupitelstva obce a tato fáze je hotova.

3. Analytická a prognostická fáze

bývá často největším kamenem úrazu. Buď se nezpracuje vůbec a tvrdá data jsou nahrazena pocity některých zastupitelů případně přímo starosty obce, anebo se jedná naopak o přehlcení množstvím zbytečných dat, která nemají praktický vztah k formulované vizi. Podívejte se v této fázi na svou vizi a zamyslete se nad tím, co ji může ovlivnit. K tomu postačí zdravý selský rozum, o který naštěstí v mnoha menších obcích není nouze. K popsaným oblastem si pak sežeňte „tvrdá“ data.

V mnoha případech bude stačit promítnout si trend demografického vývoje na základě historických dat z ČSÚ (můžete to být zajímavá brigádička pro nějakého šikovného studenta z obce), zjistit reálné možnosti a náklady bytové výstavby v obci (pár dotazů na stavební úřad příslušné ORP provedených zastupitelem pověřeným k rozpracování vize), v některých případech třeba i sepsání možností využití dosud chátrajících objektů v majetku obce nebo ve vlastnictví osob (fyzických i právnických), kteří o jejich využití nejeví zájem. U tohoto bodu (využití chátrajícího objektu) může být nutné zpracovat pak podrobnější analýzu, takovou jednoduchou analýzu nákladů a užitků (Cost Benefit Analysis), abyste měli jasně podložené, jak je která možnost využití nákladná a přínosná a to nejen z pohledu prvotní investice, ale i následných provozních nákladů. Možná toto je část, na kterou si budete muset najmout nějakou firmu. I když to bude stát určité prostředky, ze střednědobého horizontu se taková investice vyplatí, neboť nebudete pak investovat do něčeho, co už bylo vlastně od počátku odsouzeno k nezdaru. Akorát jste si toho nebyli vědomi.

4. Fáze stanovení priorit

je ta nejdůležitější nebo možná lépe řečeno ta pro občany nejvíce viditelná. Bez dobře provedených předchozích fází, totiž nemůžete dobře zpracovat ani tuto část. A když píšu o “dobře provedených“ nemyslím tím, že by se mělo jednat o něco drahého nebo časově enormně náročného. To snad z předchozích řádků vyplývá.

Díky vizi (1. fáze) víte, kam chcete dojít a dle analýzy (3. fáze) víte co je reálné, s čím můžete a s čím nemůžete počítat. Víte také, kolik nezbytné činnosti budou stát.

Každý ví, že není možné realizovat vše najednou. Strategii děláte na období 10 až 20 let. Je tak třeba stanovit pořadí jednotlivých činností v jaké je budete realizovat. Opět se může jednat o jedno trochu více zpropagované zasedání zastupitelstva obce, aby občané měli možnost zapojit se do formulování a určování priorit.

5. Fáze rozpracování strategie

může klidně splývat se čtvrtou fází. Při stanovení priorit si rovnou zformulujete cíle, kterých má být dosaženo. V některých případech je zvláštní formulace cílů zbytečná, neboť z dobře pojmenovaných priorit bude cíl vyplývat. Budete mít např. prioritu číslo 1 – „Zainvestovat do zasíťování pozemků určených pro bytovou výstavbu“. A když si řeknete, že priorita čísla jedna musí být naplněna do dvou let, z analýzy víte, že investice na 1 mpozemku bude 200 Kč a k dispozici máte 10 000 m2, tak máte i vyčíslené náklady na splnění tohoto cíle. De facto tak máte stanoven SMART cíl, jak jej vyžaduje metodika i praxe strategického plánování. Akorát to, co se v metodice ministerstva financí popisuje na deseti stranách, navíc pro někoho možná příliš složitě, máte zpracováno během dvouhodinového jednání zastupitelstva.

Skutečně není třeba, aby obec o tisíci obyvatelích, měla strategii členěnou na globální cíl, strategické cíle, specifické cíle a opatření, jak uvádí zmiňovaná metodika a jak to známe z rozsáhlých strategických dokumentů velkých měst. Vize a priority (úroveň strategických cílů) mnohdy postačí.

Pokud při rozpracování jednotlivých priorit narazíte na vážná rizika, která mohou naplnění priority naplnit, tak je uveďte a popište, jak můžete tato rizika eliminovat.

6. Fáze nastavení implementace, financování a vyhodnocení strategie

je pro malé obce skutečně hodně formální. Tyto postupy máte de facto dané jednak samotným textem vytvořeným v předchozích fázích a jednak zákonem o obcích a dalšími relevantními předpisy. Pokud máte ve svém týmu nějakého „psavce“, je možné na jednu stránku ve strategii tyto postupy popsat, ale domnívám se, že ve většině případů to je zbytečný krok. Je jasné, že za naplňování strategie je odpovědné zastupitelstvo obce v čele se starostou, realizace jednotlivých opatření bude financována dle priorit na základě alokací stanovených na tato opatření v ročních rozpočtech obcí, které schvaluje zastupitelstvo, a jen si určíte interval, ve kterém si budete vyhodnocovat, jak se vám daří strategii naplňovat. Tento interval by měl být minimálně roční, vždy při vyhodnocování plnění rozpočtu, ale můžete si stanovit i interval kratší, např. pololetní nebo čtvrtletní.

7. Fáze schválení strategie

je příjemný krok. Tedy pokud jste všechny předchozí kroky dělali poctivě, ve spolupráci s občany obce a všemi členy zastupitelstva transparentním a konsensuálním přístupem. V opačném případě se může jednat o noční můru, ve které se vám vymstí všechny zkratky, obcházení klíčových hráčů, podcenění analytické části a prosazování jednotlivých kroků silou. V extrémním případě se může stát, že ledabyle tvořená strategie nakonec nebude schválena a nejen zastupiteli, ale i občany obce bude odmítnuta. A slovem ledabyle opět nemyslím, že problém byl v tom, že jste nezapojili drahé externí experty. Věřím, že v mnoha obcích je možné vytvořit kvalitní strategii skutečně pouze svépomocí za využití zastupitelů a aktivních schopných občanů, kteří mnohdy dají své schopnosti a znalosti ve prospěch své obce k dispozici zdarma.

Kvalitní strategický plán rozvoje obce může mít jen pět stran

Jak tedy může vypadat taková finální strategie rozvoje obce na příštích 30 let? Musí se jednat o stostránkový materiál, kterému nikdo kromě zpracovatele nebude rozumět? Vůbec ne! Při minimalistické variantě se u malých obcí, o kterých je v tomto článku řeč, vejdete do pěti až deseti stran!

Strategii opatřete titulní stranou, kde hezky velkým písmem strategii pojmenujete, umístíte zde znak obce a měsíc a rok jejího dokončení. Můžete případně připojit i nějaký ilustrační obrázek. Obsah můžete vypustit, protože materiál bude velmi útlý a na prvním vnitřním listu tak budete mít již přímo zformulovanou vizi. Bude se jednat o jednu větu, max. několik málo vět. Vizi doprovoďte nějakým odpovídajícím ilustračním obrázkem. Je dobré, když je strategie příjemná i na pohled.

Na druhém listu pak uvedete seznam priorit. Tento seznam by se vám měl na jednu stranu vejít. Byť 30 let je dlouhá doba, priorit by nemělo být více jak deset. U každé priority můžete rovnou uvést v jakém roce či v jakých letech je plánujete realizovat. Na třetí list dejte tabulku, kde budou vyčísleny náklady na realizaci jednotlivých priorit. Míru detailu této tabulky zvolte takovou, jak vám to bude nejvíce vyhovovat. Opět by měl jeden list ve většině případů postačit. Na dalších dvou až pěti stranách uvedete zásadní zjištění z analytické části, abyste měli pohromadě základní hodnoty, ze kterých jste vycházeli. Ideálně v členění po prioritách. Tím máte i kontrolu, že se nezabýváte zbytečnými údaji, které s žádnou prioritou nesouvisejí. Zároveň uveďte závažná rizika, která jste u jednotlivých priorit definovali a opatření na jejich minimalizaci. Pokud je k nějakému bodu vhodné připojit více podrobnějších tabulek, grafů atd., dejte takové podrobné údaje do přílohy. Uvidíte, že pak bude celý materiál čtivější.

Můžete pak připojit ještě poslední stranu, kde poděkujte těm, kteří se na tvorbě strategie nejvíce podíleli. Uveďte termíny veřejných projednání, případně i s počtem účastníků na těchto jednáních, ať máte i pro své následovníky zachyceno, že strategie vznikala skutečně za spolupráce občanů obce.

Jsem si vědom, že toto doporučené členění strategie neodpovídá obvyklému pořadí jednotlivých částí strategických dokumentů ani členění, které je uvedeno v metodice ministerstva financí. Ve strategiích prakticky vždy analytická část předchází strategické části s prioritami. Nebojme se ale být kreativní! Proč tuto strategii děláte? Pro dodržení metodiky nebo pro sebe a pro občany své obce? Na základě zkušenosti se domnívám, že k analytické části řada občanů ani nedojde. Vize občany obce zaujme, pak je budou zajímat priority a možná to, kolik vše bude stát. Analytickou část si pročte jen pár těch hloubavějších, a pokud byste dali tuto pro mnohé poměrně nezáživnou pasáž na začátek, mnozí ani k prioritám nedojdou.

Vidíte, strategické plánování není nic složitého ani nedostupného i pro menší obce, že? Pokud se vám tento proces stále jeví jako zbytečná práce navíc, zamyslete se nad tím, kolikrát jste se na zastupitelstvu v posledních dvou letech vraceli ke stejnému problému a dosud jste jej nevyřešili. Kolikrát jste různým občanům odpovídali na to, proč jste dosud neudělali toto a proč jste místo toho dělali něco jiného. Nebylo by hezké se takovéhoto točení dokola zbavit?

Strategicky plánovat se vyplatí

Jsem si vědom, že zpracovaný dokument tyto dotazy neodstraní, ale pomůže vám lépe reagovat. Nebude lepší, když chronickému kverulantovi odpovíte, že na tento rok je plánováno toto a další věci budete dělat za tři roky, protože na vše najednou nejsou peníze a kapacity? Přitom si nebudete tyto údaje cucat z prstu a nebudete za tři roky stejnému občanovi tvrdit, že to uděláte až za další tři roky, protože peníze pořád nejsou, neboť jste mezitím udělali něco jiného.

Zpracování strategického plánu určitý čas a síly zabere. Ale když se postupuje dobře, může být jeho zpracování í zábava. „Starostování“ v obci s dobře zpracovaným strategickým plánem, je mnohem jednodušší než v obci, která je zmítána jen ad hoc přicházejícími operativními úkoly a příležitostmi. Jak vidíme, tvorba strategie nemusí být vůbec nákladná ani nijak enormně erudovaná činnost a investované úsilí se vám určitě vrátí.

Odvážím si tvrdit, že kvalitní strategický plán rozvoje obce dává vedení obce (starostovi a všem zastupitelům) větší svobodu a pohodu pro řešení správy obce. Souhlasíte?

Autor se dlouhodobě zabývá strategickým plánováním a problematikou malých obcí. Jako metodik se podílel na tvorbě regionálních i národních strategií. Je držitelem certifikátu „Metodika přípravy veřejných strategií,“ vydaném společností Ernst & Young a Ministerstvem financí. Byl čtyři roky zastupitelem a předsedou finanční komise v malé obci na Vysočině. Pravidelně publikuje na portálu Policy.eu.

PhDr. Ing. Vít Skála, Ph.D.

TOPlist
TOPlist