K poskytování služeb, analýze návštěvnosti a personalizaci reklamy se využívají soubory cookie. Informace o použití webu mohou být sdíleny s dalšími partnery působícími v oblasti sociálních médií, inzerce a analýz. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Další informace
Bezpečné úložiště České pošty

Jak na nové zákony ve vašem úřadu?

Datum: 10. 2. 2017, zdroj: VSOL 5/2016, rubrika: Veřejná správa online

Legislativa je jako život. Stále se nám mění. Vznikají nové a nové zákony, a aby toho nebylo dost, tak ty stávající se mění daleko rychlejším tempem, než je vůbec možné stíhat. Přitom změny legislativy mohou být tvrdým oříškem nejen pro klienty veřejné správy, ale mnohdy i pro veřejnou správu samotnou. Je pak na jednotlivých úřadech, aby si legislativní přírůstky zanalyzovaly a postavily se k nim čelem. Přitom mnohdy platí, že změna jediného ustanovení v jednom zákoně může mít obrovský dopad na spoustu orgánů veřejné moci a jejich činnost. Problémem pak bývá zejména naplnění nových legislativních povinností a zajištění řádného výkonu veřejné správy podle příslušného zákona či zákonů.

Legislativa patří mezi takzvaný „motivační rámec“, který stručně řečeno říká, co a jak se má dělat. Na rozdíl od komerčního sektoru je veřejná správa svázána obecným principem vycházejícím ze samotné ústavy – totiž, že veřejná správa smí vykonávat pouze to, co jí zákon ukládá. To je bohužel také jedním z důvodů, pro který máme stále ještě dost nepřehlednou legislativu plnou různých podrobností a odboček, z nichž některé mohou jít dokonce proti sobě.

Pro úřady je tak klíčové se se změnami legislativy umět vypořádat. Nechci se teď bavit o tom, jak by legislativa „měla být napsána“, o tom jindy. Ale jak by měla být implementována. Zejména u krajů a obcí je nutné v rámci procesního řízení mít dobře nastavený proces, který se snad již brzy stane neoddělitelnou součástí schopností úřadu. Tím je „Proces vnitřní implementace legislativy“. Jak už sám jeho název napovídá, jedná se ve skutečnosti o zavedení nové legislativy do úřadu.

Základní kroky procesu by mohly v ideálním úřadě vypadat nějak takhle:

  1. Sledování legislativy a jejích změn.
  2. Prostudování nové legislativy a alespoň stručná analýza dopadů na úřad.
  3. V případě legislativy, jejímž gestorem je třeba ministerstvo, podklady od gestora k jejímu řádnému naplnění.
  4. Jednoznačné stanovení zodpovědnosti za agendu a změny v rámci úřadu a stanovení rolí.
  5. Rozmyšlení a úpravy procesů v úřadu, které souvisí s danou agendou či činností.
  6. Analýza dopadů na stávající potřeby nebo potřeby nových informačních systémů a realizace jejich změn v souladu s informační koncepcí a architekturou úřadu.
  7. Analýza a změny formulářů, dokumentů, metodik k dané agendě vykonávané úřadem a jeho pracovníky.
  8. Úpravy veřejných informací o dané agendě (životní situace, odkazy na formuláře apod.) a to jak na internetových stránkách, tak všude, kde jsou tyto informace zveřejňovány.
  9. Pečlivé a dostatečně podrobné proškolení úředníků, ale třeba i pracovníků v informačních centrech a na dalších místech, kde lze očekávat otázky klientů související se změnami.

Všechny tyto kroky takto napsané pod sebou dávají smysl, že? Při pohledu do „duše úřadu“ dokonce zjistíte, že většinu či alespoň některé z nich často i děláte, jen je nemáte takhle hezky formálně popsané a zaškatulkované. Změna legislativy je změna jako každá jiná.

Přesto to takhle formálně správně pojme jen některý úřad. Dost často se stává, že úřady nedostatečně rozmýšlejí dopady nové legislativy a nedokážou obsáhnout opravdu vše, co by se mělo změnit. Stále se tak objevují třeba i takové nesmysly, jako je vyžadování výpisu z obchodního rejstříku, což je několik let po zavedení základní registrů dost pohoršující a vesměs protizákonné. Úřady pak často překotně reagují až na nějaké upozornění, v horším případě až na nějakou kontrolu.

Chápu, že daleko snazší je si to takhle napsat na papír, než to v podmínkách úřadu skutečně dělat. Ale pochopení, a hlavně rozmyšlení, změn, které je úřad nucen provést s novou legislativou, není jen nutným zlem. Je to i příležitost pro zlepšení vlastních procesů, pro zlepšování samotného fungování úřadů. Veřejná správa je totiž služba a naším společným cílem musí být, aby kvalita služby stoupala. Věnujete-li implementaci legislativy patřičný čas, ušetříte si čas, nervy a krizové situace později.

Michal Rada

TOPlist
TOPlist