K poskytování služeb, analýze návštěvnosti a personalizaci reklamy se využívají soubory cookie. Informace o použití webu mohou být sdíleny s dalšími partnery působícími v oblasti sociálních médií, inzerce a analýz. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Další informace

Získali jsme dotaci a co dál?

Datum: 19. 1. 2017, zdroj: OF 5/2016, rubrika: Dotace

Programové období 2014–2020 je v plném proudu. V IROP (hlavní operační program, ze kterého čerpají dotace obce) jsou již podané projekty za 26 mld. Kč v celkem 36 vyhlášených výzvách. Z toho 1,8 mld. Kč již bylo přiděleno konkrétním žadatelům (byly vydané právní akty). K dispozici ovšem stále zůstává 117 mld. Kč. A to se jedná pouze o jeden z devíti dostupných operačních programů.

Váhání není na místě

Představitelé některých obcí však stále se zapojením do čerpání evropských fondů váhají. Někteří z ideologických důvodů, s čímž se těžko něco udělá, někteří však z obav, které mají reálný základ. Někdy to je nechuť hradit náklady spojené s přípravou žádosti o dotaci. Kromě času starosty a personálu obce je nutné zpravidla vynaložit značné prostředky i na externí agentury a poradce. (Na první pohled nejlevnější služby obvykle bývají ve finále ty nejdražší.) Nastavení tak složitých pravidel, ve kterých se nakonec nevyzná ani sám vyhlašovatel výzev (to není vtip, ale realita, na kterou jsem narazil ne úplně zřídka) je jedno ze selhání stávajícího systému přerozdělování prostředků.

To, že na jedné straně peníze vybereme, abychom je pak vrátili do oblastí, které považujeme za prioritní, nemusí být v globálu tak špatné. Pokud budou priority skutečně odpovídat celospolečenským problémům, které si občané přejí řešit, a pokud se při tomto procesu více jak polovina peněz neztratí na samotnou administraci tohoto přerozdělování. Obávám se, že naše operační programy trpí tímto nedostatkem a mám pochopení pro ty, kteří tyto peníze odmítají z ideologických důvodů. Na druhou stranu jsou to částečně i naše peníze, a pokud je nevyužije vaše obec, využije je obec jiná. Nečerpáním těchto prostředků systém nezměníme.

Složitost systému je nutné v tuto chvíli brát jako fakt

Byl jsem u procesu tvorby metodických pravidel v tomto programovém období a mohu upřímně říci, že MMR mělo snahu udělat pravidla co nejjednodušší a nejprůhlednější. Nicméně za operační programy jsou odpovědné řídící orgány, u kterých jedno zjednodušení bylo vzápětí nahrazeno dvěma novými komplikacemi.

Nezbývá nám než brát život takový je. Kéž by se situace v příštím období zlepšila, ale nyní je třeba vycházet z daných podmínek. Ano, zpracování žádosti o dotaci je drahé a provází jej řada komplikací, na druhou stranu 85 % dotace, někdy i více, na smysluplný projekt není zanedbatelná výpomoc.

Máme zde už řadu obcí, které tímto procesem prošly a dotaci mají již přislíbenou. Tím ovšem nemají vyhráno a skutečné starosti teprve začínají. To ovšem není důvod, proč do tohoto procesu nejít, důležité je být dobře připraven, nic nepodceňovat a problémy co nejefektivněji řešit.

7 užitečných principů

Z mé praxe realizace desítek projektů v řádech miliónů až desítek miliónů korun se mi osvědčily následující principy. Vycházejí v podstatě ze základních pravidel projektového řízení, přesto jsou často podceňovány.

1. Pečlivě prostudovat všechny relevantní příručky a metodiky

Zkušený čtenář tohoto článku jistě namítne, že studovat příručky v této fázi je již pozdě. Veškerá pravidla a to, co vás při realizaci projektu čeká, musíte samozřejmě znát již před podáním žádosti o dotaci. Nicméně v praxi často žádosti zpracovávají externí agentury, které toto samozřejmě načtené mají, ale realizaci projektu pak zajišťuje již částečně nebo úplně jiný tým.

Proto je třeba pozorně znovu nastudovat nejen celou schválenou žádost, připomenout si, k čemu jsme se vlastně zavázali, ale projít si i příručku pro příjemce a doprovodné metodické dokumenty. Těch může být poměrně hodně. Opomenutí jen jednoho ustanovení ze stovek stránek materiálů však může mít a často má na projekt fatální důsledky! Je vhodné si určité kritické milníky projektu vypsat a mít je na stále očích. U každého projektu to bude něco jiného. Někdy to může být některý z indikátorů projektu, jehož naplnění je závislé na některých dalších faktorech, někdy to může být dodržení určitého dílčího termínu projektu, někdy průběh cash-flow projektu, někdy závislost na jednom členovi projektového týmu, někdy určité administrativní povinnosti apod. Je dobré předem si tyto momenty sepsat a mít je pořád před sebou. Když vím, kde mi hrozí nebezpečí, lépe se takovému místu vyhnu!

K lepší orientaci v těchto materiálech pomůže školení pro příjemce podpory, která obvykle řídící orgány organizují. Zástupce každého příjemce by se měl těchto školení ve vlastním zájmu zúčastnit. Bez ohledu na to, kolik projektů už máte úspěšně za sebou. S oblibou říkám, že mi sice rukama prošla už více jak stovka projektů, ale v každém novém projektu mě něco překvapí.

2. Pečlivé sledování harmonogramu a čerpání rozpočtu

Ať už je pro mě nějaký dílčí termín projektu kritickým momentem popsaným v předchozím bodě nebo ne, průběžně sledovat harmonogram a čerpání rozpočtu je klíčové u každého projektu, u projektů podpořených z evropských fondů dvojnásob.

U evropských projektů se obvykle nedělá síťový graf jednotlivých činností. Ovšem u komplexnějších projektů není od věci si tento graf udělat a přesně vědět, které činnosti leží na tzv. kritické cestě. Tyto činnosti musím mít pod zvláštním drobnohledem, aby se projekt nedostal do vážných problémů. Zpoždění realizace projektu může být velký problém, jehož váha bude narůstat, jak se postupně budeme přesouvat do druhé poloviny programového období.

Manažer projektu musí v předstihu vědět, jestli někde hrozí zpoždění, zavčas musí reagovat na změny v čerpání rozpočtu a nesmí se stát, že nějaká logická nutná změna, ke které se několik měsíců schylovalo a která má charakter tzv. podstatné změny projektu, se začne řešit až v momentě, kdy nastane. S řídícím orgánem je nutné tyto případy začít řešit ideálně půl roku před tím, než se fakticky projeví.

3. Aktivní komunikace s příslušným řídícím orgánem

S tím souvisí další, mnohdy podceňovaný princip. Jsme národ lidí, kteří se neradi ptají a ne náhodou je u nás oblíbené přísloví „Kdo se moc ptá, moc se dozví“ v pejorativním významu. U evropských projektů toto ale neplatí. Skrývat případné problémy a zametat odchylky od projektu pod koberec se nevyplatí. Žel, z vlastní zkušenosti musím říci, že vyhráno nemáte ani tehdy, když odchylky s řídícím orgánem konzultujete a ten vám je schválí. Jiný orgán, někdy i jen nadřízený pracovník toho, se kterým odchylku konzultujete, totiž může mít na věc jiný názor. A zodpovědní za realizaci projektu dle schválené žádosti jste vždycky vy jako příjemce podpory. Nikoliv úředník řídícího orgánu, který vám nějak poradil.

Nicméně je pravda, že komunikací se dá řada nejasností velmi dobře vychytat v momentě, než se stanou skutečným problémem a často za vydatné pomoci konkrétních úředníků řídících orgánů. Abych k nim nebyl jen kritický. Vím, že většinou se jedná o velmi svědomité, pracovité lidi, kteří jsou pouze v zajetí nelogického extrémně nepřehledného systému, stejně jako příjemce podpory.

Někdy je k jednání se zástupci řídícího orgánu třeba i nutná dávka pokory. Můžete se setkat s hodně mladými sebevědomými lidmi, kteří vám budou dávat najevo, že nechápou, jak vám některé věci mohou být nejasné. Většinou se ale setkáte s příjemným vystupováním lidí, kteří vám skutečně chtějí pomoci.

V novém období by měla většina komunikace probíhat přes on-line systém, ale praxe ukazuje, že e-mail konkrétní osobě nebo telefonát je rychlejší a účinnější.

4. Sebemenší odchylky od schváleného projektu konkrétně zdůvodňovat

To, že realita je vždy jiná než plán, je fakt, který úředníkům nastavujícím pravidla stále nedochází. Alespoň to tak vypadá dle toho jak detailně je snaha v metodikách ošetřit každý detail, aby snad někdo nemohl spáchat nějaký podvod. Důsledkem je, že při realizaci projektu, který začne probíhat třeba rok poté, co byl napsán (neboť schvalovací proces žádostí není úplně nejkratší), můžete mít dost svázané ruce. Záleží jak „šikovně“ nebo nešikovně jste žádost o dotaci napsali.

Zdůvodňování i poměrně drobných, a z vašeho pohledu nevýznamných, změn můžete chápat jako zbytečné slohové cvičení při zpracování monitorovacích zpráv (respektive zpráv o realizaci projektu, jak se říká po novu). Pokud však tuto činnost vezmete vážně a vše vždy věcně a konkrétně vysvětlíte, ušetříte si spoustu času při vracení odevzdaných zpráv řídícím orgánem k dopracování.

5. Naslouchat lidem, kteří jsou realizací projektu dotčeni

Zvláště u obcí je tento bod důležitý. Někdy i přínosný a dobře připravený projekt může vzbudit rozbroje v obci, a to jen z důvodu, že jste včas a adekvátně nereagovali na případné připomínky a kritiky.

Je škoda, když pak vaše dlouholeté úsilí místo uznání a pochvaly sklízí kritiku a pomluvy. Náš dřívější starosta říkával: „Každý dobrý skutek musí být vždy po zásluze potrestán.“ Byť to tak mnohdy je, a okusil jsem to též na vlastní kůži, věřím, že to tak být nemusí. Naslouchání „lidu“ a včasné reagování na podpásové útoky opozice, může některé problémy minimalizovat.

6. Sbírat „nízko visící ovoce“

Toto je takový psychologický prvek, který se mi osvědčil. Z mého předchozího textu asi dost jasně vyplývá, že realizace projektu podpořeného z evropských peněz je poměrně psychicky náročná záležitost. A každého povzbudí, když vidí nějaké konkrétní hmatatelné výsledky své práce. Obecní projekty, zvláště ty investiční, často zazáří nádherným výsledkem až po své realizaci (např. nový autobusový terminál, obchvat obce, nová kanalizace apod.). Ale hledejte i dílčí výsledky jako např. správně provedené výběrové řízení, schválená první žádost o platbu, dokončena první etapa projektu apod.

Je na místě se z takových dílčích úspěchů radovat a u víceetapových projektů bych se nestyděl přiměřeně oslavit dokončení každé etapy. Bude to povzbuzení a odměna pro projektový tým a dobrý komunikační nástroj vůči obyvatelům obce. Samozřejmě pokud oslava bude přiměřená a nikoliv pompézní. Pak by byl takový krok spíše kontraproduktivní.

7. Starat se o pohodu a otevřenou atmosféru v projektovém týmu

Také někdy podceňovaný, ale důležitý princip. Pokud nepanuje v týmu důvěra a vzájemný respekt, je vše mnohem složitější, než když víte, že se můžete na kolegu či kolegyni spolehnout. Je dobré, pokud si tuto náročnou práci, kterou realizace evropských projektů bezpochyby je, dokážete oživit vtipem a neformální atmosférou. To je úkol primárně projektového manažera, aby se nikdo z týmu necítil zneužívaný, aby každý věděl, že jeho schopnosti a dovednosti jsou maximálně využity, že nikdo nehraje páté kolo u vozu, ani že minoritní názor dominantního člena týmu vždy zvítězí.

Při zodpovědném přístupu není třeba se evropských dotací bát. Získání dotace z evropských strukturálních a investičních fondů na váš projekt je velká událost a velký přínos pro vaši obec. U větších měst jsou k dispozici sehrané poloprofesionální až plně profesionální týmy. U menších obcí jsou týmy tvořeny ad hoc na míru konkrétnímu projektu a doplňovány konkrétními specializovanými externisty. O to je vše náročnější. Ale při respektování výše popsaných základních principů se dá úspěšně zvládnout i ten nejnáročnější projekt.

Přeji vám hodně zdaru při realizaci vašich projektů a kéž peníze z evropských strukturálních a investičních fondů, které částečně pocházejí též z daní českých občanů, v maximální míře přispějí k rozvoji našich obcí!

Autor je poradce a konzultant dotačních projektů, dlouhodobě se zabývá strategickým plánováním a projektovým řízením se zaměřením na menší obce, byl zastupitelem a předsedou finanční komise obce se sedmi sty obyvateli, pravidelně publikuje na portálu Policy.eu.

PhDr. Ing. Vít Skála, Ph.D.

TOPlist
TOPlist