K poskytování služeb, analýze návštěvnosti a personalizaci reklamy se využívají soubory cookie. Informace o použití webu mohou být sdíleny s dalšími partnery působícími v oblasti sociálních médií, inzerce a analýz. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Další informace

IROP: Jakým chybám se vyhnout při předkládání Žádostí o platbu a Zpráv o realizaci projektu

Datum: 13. 11. 2018, zdroj: OF 4/2018, rubrika: Dotace

Už několik let mohou obce žádat o dotační podporu z Integrovaného regionálního operačního programu (IROP). Velká část podpořených projektů se již realizuje. Odborníci z Centra pro regionální rozvoj České republiky (Centrum), které má na starosti administraci a kontrolu čerpání prostředků z evropských fondů, se tak v poslední době stále častěji setkávají s nedostatky v doručených Žádostech o platbu (ŽoP) a Zprávách o realizaci (ZoR). Jak se chybám a s nimi spojeným průtahům vyhnout?

Centrum pro regionální rozvoj ČR

Především je důležité se podrobně seznámit se základními dokumenty, jako jsou Obecná a Specifická pravidla pro žadatele a příjemce. V rámci těchto dokumentů jsou uvedeny informace a povinnosti, které musí při přípravě ŽoP a ZoR příjemce dodržovat. V Obecných pravidlech je také upřesněn postup pro vyplňování Žádosti o platbu a Zprávy o realizaci v rámci systému MS2014+ ve zjednodušené žádosti o platbu a zprávě o realizaci projektu. Zájemci mohou všechny tyto informace najít i v příloze „P26_Postup pro vyplňování ŽOP ZoR v MS2014+“.

Zprávy o realizaci

U Zpráv o realizaci je nutné zkontrolovat, aby byla zpráva podepsána statutárním zástupcem nebo jinou oprávněnou osobou. Dále sledované období od/do musí být shodné s plánovaným harmonogramem projektu nebo, v případě předčasného předložení ŽoP a ZoR, se skutečným stavem projektu. Pokud se jedná o projekt, kde je více etap, musí na sebe jednotlivá období navazovat. Je nutné také dávat pozor na to, aby byly zcela vyplněny všechny povinné záložky. Týká se to především záložek Indikátory, Publicita, Etapy, Klíčové aktivity a Veřejné zakázky. V rámci publicity musí být vždy vyplněno pole „komentář“. Ve Zprávě o realizaci také nutné popsat a doložit zrealizovanou publicitu. Příjemce dotace musí naplnit všechny formy povinné publicity. U záložky indikátory je častým problémem situace, kdy datum naplnění indikátoru neodpovídá skutečnému datu naplnění, případně není uvedena cílová hodnota indikátoru. V obou těchto případech je to problém, kterému je nutné se vyhnout. U záložky Klíčové aktivity se naši pracovníci často potýkají s tím, že popis klíčových aktivit není v souladu s žádostí o podporu nebo s přiloženou Studií proveditelnosti.

Je důležité, aby příjemce průběžně kontroloval plnění indikátorů, realizovaných aktivit a čerpání rozpočtu. V případě potřeby podávejte včas žádosti o změnu. Bez ukončení změnového řízení, a to jak možným schválením nebo naopak neschválením změny, nelze podávat žádost o platbu.

Žádosti o platbu

U Žádostí o platbu musí být doložena oddělená účetní evidence, musí být zajištěno jednoznačné přiřazení účetních položek vztahující se k realizaci projektu. Častým nedostatkem je také absence příloh k účetním dokladům, především se jedná o objednávky, smlouvy o dílo, předávací protokoly, dodací listy nebo soupisy provedených prací. Relativně často se vyskytujícím jevem je i to, že není doložena kopie smluv o zřízení bankovních účtů, ze kterých byly provedeny úhrady předkládaných účetních nebo daňových dokladů k proplacení. Vždy je také nutné dbát na publicitu, je tedy nezbytné doložit fotodokumentaci povinné publicity. Stejně tak je nutné řádně dokládat, dokumenty nebo odpovídající fotodokumentací, plnění stanovených indikátorů.

Mezi častými pochybeními se často objevují také situace, kdy se číslo bankovního účtu uvedené na smlouvě s dodavatelem se neshoduje s číslem bankovního účtu uvedeného na faktuře, případně zaúčtování dokladů neprobíhá v souladu se schváleným rozpočtem a vzniká tak nesoulad mezi investicemi a neinvesticemi. Těmto problémům se lze vyhnout tím, že prostřednictvím Žádosti o změnu požádáte o změnu rozdělení výdajů mezi investicemi a neinvesticemi. Tuto změnu je zapotřebí uskutečnit ještě před koncem etapy/projektu. Podobně u stavebního rozpočtu je důležité, aby předložený soupis provedených prací měl shodnou strukturu a formát, jakou měl i smluvní rozpočet dané stavby.

Informace o kontrolách

Příjemce podpory má také povinnost informovat Centrum o zahájení, průběhu a ukončení všech externích kontrol a auditů. Informaci je možné předat prostřednictvím vyplnění záložky Kontroly v systému MS2014+ nebo emailem na příslušnou krajskou pobočku Centra. Za neinformování hrozí příjemci sankce dle ustanovení Podmínek právního aktu.

V případě, že Žádost o platbu nebo Zprávu a realizaci připravuje a předkládá externí zpracovatelská firma, je nutné ze strany příjemce zajistit odpovídající plnou moc a následně důsledně kontrolovat dodržení termínu pro předložení, dále to, aby předkládaná dokumentace byla v souladu s Obecnými pravidly pro žadatele a příjemce a Specifickými pravidly příslušné výzvy a aby byly splněny všechny požadavky na doplnění dokumentace. Odpovědnost za předloženou dokumentaci má vždy příjemce.

S podáváním námitek proti krácení výdajů nebo udělení sankce je dobré neotálet a podávat je s řádným vysvětlením a s podpůrnými doklady. Pokud bude námitkám ze strany Centra pro regionální rozvoj vyhověno, bude automaticky v systému MS2014+ založena dodatečná Žádost o platbu za uznané výdaje.

Podrobnější přehled nejčastějších pochybení naleznete na webových stránkách Centra v záložce IROP/Vyjádření Centra. Věříme, že vám tyto informace pomohou v bezproblémové přípravě a předložení ŽoP a ZoR tak, aby nedocházelo ke zbytečnému zdržení administrace, či dokonce k finančním korekcím.

V případě jakýchkoliv nejasností nebo dotazů se také můžete obrátit na příslušného manažera projektu ve vašem kraji, který vám vaše dotazy rád zodpoví. Všechny důležité kontakty naleznete na webových stránkách Centra v sekci Kontakty.

Centrum pro regionální rozvoj České republiky
Centrum pro regionální rozvoj České republiky (www.crr.cz) je státní příspěvková organizace řízená Ministerstvem pro místní rozvoj ČR. Již od roku 1999 je hlavní činností Centra administrace a kontrola čerpání evropských fondů. V současném programovém období (2014–2020) má na starosti administraci Integrovaného regionálního operačního programu (IROP) a programy přeshraniční spolupráce. Centrum je také hostitelskou organizací celoevropské poradenské sítě pro malé a střední podnikatele Enterprise Europe Network. Dlouhodobá zkušenost s realizací projektů podporovaných EU, vlastní řídicí a organizační systémy a certifikace podle mezinárodní normy ISO 9001:2016 umožňují Centru rychle a efektivně vyhovět požadavkům jednotlivých programů i klientů při dodržení vysoké kvality.
TOPlist
TOPlist