K poskytování služeb, analýze návštěvnosti a personalizaci reklamy se využívají soubory cookie. Informace o použití webu mohou být sdíleny s dalšími partnery působícími v oblasti sociálních médií, inzerce a analýz. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Další informace
isss.online

Dotčené osoby a jejich postavení při vyřizování žádosti o informace

(Vyřizování žádosti o informace 4.)

Datum: 10. 11. 2020, zdroj: OF 4/2020, rubrika: Legislativa

Informace, které jsou v držení povinných subjektů, vznikají jak vlastní činností, tak činností externích osob, kterými jsou např. žadatelé o dotace nebo účastníci různých řízení. Často přitom tyto informace obsahují údaje týkající se jak právnických, tak fyzických osob odlišných od žadatele a povinného subjektu.

Radka Hasil Edelmannová
Radka Hasil Edelmannová
Václav Těžký
Václav Těžký

Při vyřizování žádostí o informace, které se vztahují k těmto třetím osobám, musí povinné subjekty věnovat pozornost nejen právům žadatele o informace, ale také právům třetích osob. Pokud tak neučiní, vystavují se riziku postihu za případné nezohlednění jejich práv.

Proč zohledňovat práva třetích osob

Jak jsme uvedli v předchozích článcích, žadatelé o informace mohou požadovat v zásadě jakékoliv informace vztahující se k činnosti povinných subjektů. V závislosti na typu povinného subjektu (např. obec, kraj nebo právnická osoba zřízená či založená obcí nebo krajem) se tak jedná o obrovské množství různorodých informací.

Část těchto informací se týká nejen samotných povinných subjektů, ale také třetích osob. Jejich aktivní vystupování v procesu vyřizování žádosti o informace bylo dlouhou dobu fakticky opomíjeno a povinné subjekty se možností přímého uplatňování jejich práv příliš nezabývaly. Změna nastala až s rozhodnutím Nejvyššího správního soudu (dále jen „NSS“). Ten ve svém rozhodnutí ze dne 22. 10. 2014 pod sp. zn. 8 As 55/2012 konstatoval nezbytnost zapojení dotčených osob do procesu vyřizování žádosti o informace. Tuto nezbytnost dovodil NSS použitím § 20 odst. 4 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „informační zákon“), podle kterého se na vyřizování žádosti o informace použijí mimo jiné ustanovení zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „správní řád“) o základních zásadách činnosti správních orgánů. Na základě tohoto ustanovení se na dotčené osoby vztahuje nejen § 2 odst. 3 správního řádu, ale především § 4 odst. 4 tohoto zákona, podle něhož má správní orgán (tedy i povinný subjekt) umožnit dotčeným osobám uplatňovat jejich práva a oprávněné zájmy.

Při vyřizování žádosti o informace se tedy musí k právům třetích osob takto přistupovat a umožnit jim aktivně hájit svá práva.

Kdy se žádost o informace týká dotčených osob

Jedná se o případy žádostí, ve kterých žadatel požaduje informace, které se týkají jiné osoby, než je on sám nebo povinný subjekt. Ve vztahu k povinnému subjektu tato věta neznamená, že dotčenými osobami jsou jen osoby, které nemají žádnou souvislost s povinným subjektem. Dotčenými osobami mohou být i osoby, které mají nějakou vazbu na povinný subjekt.

Ve vztahu k obcím se jedná např. o zaměstnance obce zařazené do obecního úřadu, starostu obce nebo členy zastupitelstva. Mezi typické žádosti týkající se těchto osob patří žádosti o poskytnutí informací týkajících se plnění pracovních povinností, využívání pracovní doby nebo platů či odměn zaměstnanců obce zařazených do obecního úřadu.

Mezi další příklady žádostí dotýkajících se třetích osob patří žádosti, jejichž předmětem je požadavek na poskytnutí informace obsahující běžné osobní údaje (nejčastěji údaj o jménu příjmení, datu narození a adresu trvalého pobytu), citlivé osobní údaje (např. údaje týkající se nezletilých dětí nebo zdravotního stavu), obchodní tajemství nebo autorské dílo (např. dotazy týkající se veřejných zakázek, smluv). Dotčenou osobou je v těchto případech např. druhá smluvní strana, autor díla, zhotovitel, smluvní strana chránící obchodní tajemství, zpracovatel (dodavatel) předvolebního průzkumu aj.

Naopak o dotčenou osobu se nebude jednat v případě, kdy je z žádosti o informace zřejmé, že žadatel neví, na koho se ptá, a z odpovědi nepůjde zjistit totožnost třetí osoby. To znamená, že dotazy směřují (se dotýkají) osoby, kterou nelze žadatelem ztotožnit. Dále judikatura dovodila, že dotčenou osobou není např. osoba, po níž je povinným subjektem vymáhána smluvní pokuta, nebo soudkyně, o jejíž délku justiční praxe je žádáno.

Z uvedeného tedy vyplývá, že jen některé vztahy k požadované informaci činí z konkrétní osoby osobu dotčenou, které by mělo být umožněno aktivně hájit svá práva. Při určování, zda se jedná o dotčenou osobu či nikoliv, je nutné vycházet z „míry dotčenosti“ konkrétní osoby, tzn. z intenzity vztahu k dané informaci. V případech, kdy si povinný subjekt není jistý, doporučujeme přistupovat ke třetím osobám spíše jako k dotčeným osobám. Takový přístup více odpovídá základním zásadám činnosti správních orgánů a chrání povinný subjekt v případě nesprávného posouzení konkrétní situace.

Pokud na základě výše uvedeného povinný subjekt vyhodnotí, že se žádost o informace týká práv a povinností třetích osob, tyto musí samozřejmě identifikovat. Tento krok je nezbytný pro to, aby je mohl oslovit (vyzvat).

Forma výzvy dotčených osob

Způsob oslovení dotčených osob není nikde stanovený, tzn. můžou být osloveny v podstatě jakoukoliv prokazatelnou formou. S ohledem na relativně krátkou lhůtu pro vyřízení žádosti o informace se jeví jako nejvhodnější dotčené osoby oslovit elektronicky prostřednictvím e-mailu nebo prostřednictvím informačního systému datových schránek. V případě, že povinný subjekt nemá k dispozici e-mail nebo dotčená osoba nemá zřízenou datovou schránku, je možné vyzvat dotčené osoby k vyjádření prostřednictvím provozovatele poštovních služeb. Není vyloučena ani možnost oslovit dotčené osoby telefonicky a následně sepsat úřední záznam o telefonním hovoru a ten založit do spisu. Tento způsob je možné využít např. v případě dotazování se na informace týkající se zaměstnanců obce zařazených do obecního úřadu. Jako alternativu, využitelnou zejména u menších obcí nebo v případě žádostí o informace týkajících se zaměstnanců povinného subjektu, je samozřejmě možné využít i osobní kontakt s dotčenou osobou, kdy osoba vyřizující žádost o informace získá potřebné vyjádření ihned.

V praxi se rovněž může stát, že se žádost o informace bude týkat velkého množství dotčených osob. V tomto případě má povinný subjekt možnost vyzvat dotčené osoby veřejnou vyhláškou dle § 144 správního řádu.

Co by měl povinný subjekt do výzvy uvést?

Výzva by primárně měla obsahovat základní údaje o žadateli a informace o tom, jaké informace požaduje poskytnout. Účelem výzvy totiž je, aby dotčená osoba měla všechny potřebné informace pro účely hájení svých práv, tj. aby se dozvěděla, jaké informace týkající se její osoby jsou požadovány a kdo se jich domáhá. Povinný subjekt může tyto skutečnosti uvést přímo do textu výzvy anebo přiložit k výzvě kopii žádosti o informace. Dále by měl povinný subjekt předat dotčené osobě informaci o tom, jakým způsobem zamýšlí žádost o informace vyřídit (např. že požadované informace zřejmě poskytne anebo naopak odmítne poskytnout, případně v části poskytne a v části odmítne poskytnout) a informovat ji o tom, že má možnost se k uvedeným skutečnostem vyjádřit (např. udělit souhlas s poskytnutím požadovaných informací nebo naopak vyslovit nesouhlas, příp. tyto skutečnosti odůvodnit). Povinný subjekt by měl dále stanovit lhůtu, do které má dotčená osoba možnost se vyjádřit a také jakým způsobem se může vyjádřit. Na tomto místě upozorňujeme, že je nutné stanovit lhůtu přiměřeně, aby byla žádost o informace vyřízena v zákonem stanovené lhůtě (tj. do 15 dní ode dne doručení žádosti), jelikož lhůtu pro vyřízení žádosti o informace není možné prodloužit z důvodu oslovování dotčených osob (na tomto místě považujeme za vhodné uvést, že aktivní snahy samospráv zavést do informačního zákona ustanovení o možnosti prodloužit lhůtu pro poskytnutí informace z důvodu oslovení dotčených osob prozatím změnu nepřinesly).

K čemu slouží výzva dotčené osoby

Na první pohled by se mohlo zdát, že účelem zapojení dotčených osob do procesu vyřizování žádosti o informace je získat jejich souhlas či nesouhlas, aby se podle jejich vůle následně žádost o informace vyřídila. Avšak není tomu tak. Hlavním důvodem oslovení dotčených osob je skutečnost, že mají právo vědět, že někdo požaduje poskytnout informace, které se jich týkají, a mít tak možnost se k této snaze žadatele vyjádřit, příp. se následně bránit. Zde musíme upozornit na to, že pokud se dotčená osoba nevyjádří (tzn. na výzvu povinného subjektu nezareaguje), nebrání tato skutečnost vyřízení žádosti o informace. Povinný subjekt tedy tuto osobu opakovaně nevyzývá a ani žádným způsobem nevynucuje její vyjádření, jelikož dotčená osoba není povinná vyjádřit se (je to její právo, nikoliv povinnost).

Další možnou reakcí na výzvu kromě nevyjádření se je sdělení souhlasu či nesouhlasu dotčené osoby s poskytnutím předmětných informací. Nejjednodušší situací je, když dotčená osoba udělí souhlas s poskytnutím informací. V tomto případě povinný subjekt požadované informace bez dalšího poskytne. Souhlasem dotčené osoby se tak může povinný subjekt vyhnout situaci, kdy by jinak musel vydat rozhodnutí o odmítnutí žádosti (tzn. poskytnutí informací by bránil některý ze zákonných důvodů) a důkladně (a častokrát náročně a zdlouhavě) odůvodňovat, proč nemohly být požadované informace poskytnuty.

Třetí možností je, že dotčená osoba vyjádří svůj nesouhlas s poskytnutím požadovaných informací. Pokud dotčená osoba nesouhlasí s poskytnutím informací, neznamená to, že je povinný subjekt bez dalšího odmítne poskytnout. Povinný subjekt musí i v tomto případě zkoumat, zda opravdu není možné tyto informace poskytnout, tj. zda jejich poskytnutí brání některých ze zákonných důvodů anebo že nesouhlas s poskytnutím informací se zakládá na relevantních důvodech (např. se může jednat o zneužití práva, kdy žadatel bude chtít informace použít proti dotčené osobě např. v rámci sousedského sporu či rozvodového řízení nebo bude chtít použít know how dotčené osoby). První tedy povinný subjekt posoudí, jestli existuje zákonný důvod pro odmítnutí žádosti o informace. Pokud dojde k závěru, že neexistuje zákonný důvod pro odmítnutí žádosti o informace, provede tzv. test proporcionality, ve kterém je potřeba poměřit právo na informace (příp. veřejný zájem) s právem dotčené osoby (nejčastěji se bude jednat o právo na ochranou soukromí, osobnosti či osobních údajů).

Co dělat po vyřízení žádosti o informace

Jakmile povinný subjekt žádost o informace vyřídí, musí dotčenou osobu vyrozumět o způsobu vyřízení. Nejjednodušším způsobem vyrozumění se jeví zaslání vyřizující písemnosti i dotčeným osobám (tzn. rozhodnutí o odmítnutí žádosti nebo přípis obsahující poskytnutí informace). Na tomto místě považujeme za vhodné uvést, že dotčená osoba nemůže podat odvolání proti rozhodnutí o odmítnutí žádosti (tato skutečnost by v praxi z logiky věci pravděpodobně ani nenastala) ani stížnost na postup při vyřízení žádosti o informace. V případě, že povinný subjekt poskytl informace týkající se dotčené osoby, může se tato bránit proti poskytnutí informace soudně prostřednictvím žaloby proti nezákonnému zásahu. Touto žalobou se může bránit i proti zrušujícímu rozhodnutí nadřízeného orgánu, z něhož vyplývá povinnost povinného subjektu poskytnout informaci týkající se jeho osoby.

Závěr

Přesto, že dotčená osoba nemá v současné době právo zasahovat do procesu vyřizování žádosti o informace, když není oprávněna podat ani stížnost na postup povinného subjektu při vyřizování žádosti o informace a ani odvolání proti rozhodnutí povinného subjektu, je nutné s ní při vyřizování žádosti o informace počítat a neopomenout ji oslovit. Povinný subjekt takto může získat informace, které mu usnadní vyřízení žádosti o informace, a to v případě jejího souhlasu s poskytnutím informací. Stejně tak může získat informace o specifickém vztahu žadatele o informace k dotčené osobě, který změní náhled povinného subjektu na předpokládané vyřízení žádosti o informace, zejména v případech zneužití práva na informace. Oslovení dotčené osoby je důležité také v případě podání opravného prostředku žadatelem o informace, jelikož neoslovení dotčené osoby má automaticky za následek vrácení vyřizování žádosti o informace povinnému subjektu. Jedná se totiž o závažný procesní nedostatek, který bude nadřízenému orgánu bránit nejen posouzení věci, ale také vydání informačního příkazu.

Mgr. Radka Hasil Edelmannová, Mgr. Václav Těžký, Krajský úřad Moravskoslezského kraje

Seriál Vyřizování žádosti o informace

  1. Prvotní posouzení došlé žádosti o informace, 19. 5. 2020
  2. Co je to vlastně ta informace?, 15. 9. 2020
  3. Identifikace požadované informace, 2. 11. 2020
  4. Dotčené osoby a jejich postavení při vyřizování žádosti o informace, 10. 11. 2020 (právě čtete)
TOPlist
TOPlist