Centra sdílených služeb a jejich možné využití pro účetnictví obcí
V tomto článku se autor zamýšlí nad možnými výhodami a nevýhodami případného zavádění principu center sdílených služeb (dále jen „CSS“) pro agendu účetnictví (účetního výkaznictví) u obcí, dobrovolných svazků obcí, případně municipálních příspěvkových organizací.
Podle tiskové zprávu Svazu měst a obcí ČR z 15. ledna 2018 řeší aktuální problémy obcí nejlépe právě meziobecní spolupráce. Ta může být realizována různými formami. Jednou z nich může být mechanismus rutinně využívaný v podnikatelské sféře pro celou řadu sdílených agend, především administrativního charakteru, jako jsou call centra, kompletní backoffice, ICT podpora, ale také účetnictví, tedy tzv. centra sdílených služeb. V podnikatelské sféře jde o přístup poměrně běžný, včetně agendy účetnictví, položme si tedy otázku, jestli a za jakých podmínek by nebylo možné využít těchto center také pro účetnictví organizací v rámci územní samosprávy.
Zmíněná tisková zpráva uvádí ty nejpalčivější aktuální oblasti, které zatěžují především malé obce, a to agendu GDPR, důsledky novely zákona o střetu zájmů, proces zadávání veřejných zakázek, ale také obecné administrativní břemeno. V rámci něj může být u některých obcí významnou zátěží také administrativa spojená s vedením účetnictví, přesněji řečeno účetním výkaznictvím. Proč tomu tak je? Rozhodujícím důvodem jsou požadavky některých významných mezinárodních institucí a organizací, především orgánů Evropské unie, ale také např. Mezinárodního měnového fondu. Tyto organizace jsou tzv. uživateli ekonomických informací nejen z účetnictví. Na rozdíl od malých podnikatelských subjektů v Česku, které jsou pro mezinárodní organizace obvykle dosti nezajímavé, u malých obcí či obecních příspěvkových organizací tomu tak není. Vzhledem k propojenosti jednotlivých úrovní veřejného sektoru z pohledu financování, přerozdělování daňových výnosů či sdílení některých agend v rámci poskytování veřejných služeb (nejen) v Česku, bývá zmíněnými organizacemi i dalšími uživateli ekonomických informací veřejný sektor považován za de facto jeden ekonomický celek. Poměrně „velký“ ekonomický celek, který je z principu své existence vystaven řadě rizik. Protože je řada uživatelů ekonomických informací v Česku ekonomicky angažovaných, aby měli přehled o existenci či výši těchto rizik, požadují od veřejných sektorů napříč světem spolehlivé informace o jejich ekonomické situaci a ekonomické výkonnosti. Tyto požadavky zcela zásadně ovlivňují podobu, tedy i náročnost vedení účetnictví a účetního výkaznictví všech subjektů v rámci veřejného sektoru, včetně malých obcí či příspěvkových organizací.
Požadavky rostou
Odpovědnost za nastavení konkrétních pravidel pro vedení účetnictví organizacemi veřejného sektoru v ČR má Ministerstvo financí ČR. To má tedy za úkol vybalancovat informační požadavky zejména mezinárodních organizací s materiálními a personálními podmínkami a možnostmi především více než 6 250 obcí a zhruba 11 000 příspěvkových organizací. Není tajemstvím, že informační požadavky řady uživatelů ekonomických informací především ze zahraničí v posledních letech významně rostou.
Je také bohužel pravděpodobné, že tento trend bude pokračovat. Ve stávajících pravidlech vedení účetnictví pro veřejný sektor vydávaných Ministerstvem financí lze téměř jistě najít prostor pro další kompromisy, které zmíněné uživatele významně neochudí o potřebné informace a zároveň snad zjednoduší administrativu spojenou s vedením účetnictví. Je otázkou, jestli to očekávaný budoucí nárůst náročnosti způsobený dalšími požadavky uživatelů vykompenzuje tak, aby administrativní náročnost vedení účetnictví alespoň dále nerostla. I kdyby se to podařilo, administrativa s účetnictvím spojená je již dnes zejména pro malé obce a příspěvkové organizace velmi náročná.
Zefektivnění agendy účetnictví a z toho plynoucí snížení administrativní zátěže hlavně pro malé obce je již dnes vysoce žádoucí a mohlo by alespoň trochu zvětšit prostor pro to, aby se malé obce a jejich úřady mohly více věnovat samotnému výkonu samosprávy ve prospěch jejich občanů. Podle názoru autora přitom v žádném případě není řešením slučování obcí či rušení příspěvkových organizací. Kýženého zefektivnění by bylo možné daleko elegantněji dosáhnout širším využíváním CSS pro agendu účetnictví. Nemusí jít pouze o obce, ale také jejich zřizované příspěvkové organizace či pro dobrovolné svazky obcí.
Centra sdílených služeb
Obecně lze centra sdílených služeb definovat jako model, jehož cílem je efektivní zajištění podpůrných činností při vyšší kvalitě a nižší úrovni nákladů, než jakou by byly organizace schopny dosáhnout zajišťováním těchto činností samostatně[1]. V Evropě se s ním lze ve veřejném sektoru setkat ve většině zemí, např. v Rakousku, Velké Británii, Estonsku, Finsku, Slovensku. V oblasti IT jsou příklady také z české státní správy[2].
Mezi přínosy zřízení center sdílených služeb lze obvykle nalézt
- úspory z rozsahu (efektivnějším využitím infrastruktury či hospodárnějšími nákupy „ve velkém“) a
- přínosy z vyšší odbornosti (specializace CSS na vybrané činnosti, výměna zkušeností a znalostí pracovníků CSS a jejich vyšší zastupitelnost, přístup ke spolehlivějším výstupům a kvalitnějším produktům CSS).
Mezi nevýhodami bývá uváděno zejména:
- dílčí ztráta kontroly nad sdílenou agendou,
- lhostejnost organizace ke sdílené agendě,
- komplikovanější financování především v provozní oblasti či
- náročnost projektu realizace CSS a přechodu na CSS.
Nelze paušálně tvrdit, že se zřízení CSS vždy a všem vyplatí. Vyplácí se však především tam, kde dochází k vykonávání administrativně a odborně značně náročné agendy v podmínkách velmi malé organizace bez adekvátní infrastruktury. A to navzdory vyšším jednorázovým nákladům na realizaci projektu CSS a na nastavení tvrdých i měkkých pravidel ve „sdílících“ organizacích.
Lze namítnout, že uvedených přínosů lze dosáhnout také prostým outsourcingem, např. agendy účetnictví, na specialistu – fyzickou osobu (OSVČ) či specializovanou firmu. To je již dnes běžná praxe i v malých českých obcích. Zákon o účetnictví tuto možnost nabízí již od svého vzniku a účinnosti v roce 1992. Je však otázkou, zda by sdílení účetní agendy typicky na bázi meziobecní spolupráce, tedy na bázi centra sdílených služeb se zapojením výhradně organizací místní samosprávy, nebylo efektivnější, především levnější. Také příslušné ekonomické informace, mnohdy poměrně citlivého charakteru, by zůstaly „doma“, pod větší kontrolou. Ale i tento přístup již dnes právními předpisy v oblasti účetnictví zakázán není. Využíváno je ho přesto velmi málo.
Je proto otázkou, zdali by nebylo možné širšímu využití center sdílených služeb (nejen) u této agendy napomoci adekvátní metodickou nebo legislativní podporou. Toto jsou otázky, na které autor článku prozatím nemá jednoznačnou odpověď a u nichž proto uvítá názor a zkušenosti čtenářů.
Poznámky
- VESELÁ, Ilona. Účetní centra sdílených služeb a jejich zavedení. Praha, 2013. Diplomová práce. Vysoká škola ekonomická v Praze. Vedoucí práce Ladislav Mejzlík.
- Státní pokladna Centrum sdílených služeb, s. p. či Národní agentura pro komunikační a informační technologie, s. p.
Autor pracuje v odboru Regulace a metodika účetnictví MF ČR a na Fakultě financí a účetnictví VŠE v Praze.