(Finanční kontrola II.)
Ve druhém díle seriálu o finanční kontrole se zaměříme na úpravu vnitřního řídícího a kontrolního systému (VŘKS) v praxi organizací veřejné správy, upozorníme na hlavní nedostatky a podáme doporučení, jak systém nastavit, aby byl efektivní v souladu se zákonem.
Rovněž se zmíníme o souvislosti finanční kontroly a zákona o trestní odpovědnosti, o vnitřních předpisech organizace a o způsobech, jak předcházet rizikům.
Vnitřní předpisy v každé organizaci slouží k tomu, aby konkretizovaly a nastavovaly postupy, které obecně stanoví závazná legislativa. V praxi většina organizací vnitřní řídící a kontrolní systém upravuje, avšak často s řadou nedostatků, zejména:
Konkrétně ve vnitřních předpisech v oblasti VŘKS chybí:
V souvislosti s růstem případů porušení zákona č. 418/2011 Sb., o trestní odpovědnosti právnických osob doporučujeme vybraným účetním jednotkám ošetřit toto legislativní riziko souborem preventivních opatření, který se obecně nazývá criminal compliance program, jehož hlavním nástrojem je právě tvorba vnitřních předpisů na míru každé organizace.
Právnické osoby mají možnost zprostit se své trestní odpovědnosti splněním zákonných podmínek, pokud vynaloží veškeré úsilí, které na ní bylo možno spravedlivě požadovat, aby spáchání protiprávního činu zabránila. Tedy organizace se může vyvinit, pokud prokáže, že má správně nastavený a funkční compliance program – systém řízení shody s legislativou a aktivní kontrolní mechanismy.
Pokud má tedy compliance program vyloučit trestní odpovědnosti právnické osoby, je nutné, aby:
Podle judikatury Vrchního soudu v Praze však pouhá formální existence compliance programu není dostačující a nevede k závěru, že právnická osoba vynaložila „veškeré úsilí, které na ní bylo možno spravedlivě požadovat,“ aby spáchání trestného činu zabránila.
V praxi by měl být compliance program v každé organizaci pravidelně prověřován, zda je funkční a v rámci řídící a kontrolní činnosti, popřípadě vynucovat jeho dodržování v zájmu celé organizace.
Compliance program by tedy měl zahrnovat:
Doporučujeme do vnitřní směrnice zahrnout metody a postupy výkonu řídící kontroly v organizaci, personální zajištění a pověření k výkonu řídící kontroly, dále vzory záznamů o výkonu řídící kontroly. Směrnice by měla obsahovat konkrétní doklady a postupy schvalování dokladů před vznikem a po vzniku závazků a nároků i odpovědnost jednotlivých zákonných rolí v tomto schvalování a také informace o tom, jak postupovat, když daná role doklad schválí/neschválí. V praxi se často setkáváme s chybným pochopením limitovaných příslibů. Proto ve směrnici doporučujeme jejich objasnění a výčet operací, ke kterým se limitované přísliby využívají. V předpisu by neměl chybět ani popis výkonu průběžných a následných kontrol dle § 27 zákona o finanční kontrole.
V minulém díle jsme zdůrazňovali návaznost finanční kontroly na oběh účetních dokladů. Současně bychom rádi připomněli, že finanční kontrolu je nutno chápat jako proces, který navazuje i na procesy uveřejňování smluv do registru smluv. Proto tento postup často doporučujeme zahrnovat do směrnice o VŘKS. Po zavedení směrnice v souladu s legislativou doporučujeme:
Bez výše uvedených kroků nebude zavedení vnitřního řídícího a kontrolního systému efektivní.
Mezi typické nedostatky nastavení VŘKS v organizacích veřejné správy patří zejména:
Monika Fröhlichová, Miroslav Kvapil
© 2022 Triada, spol. s r. o., Praha, spolupráce: Webhouse, s. r. o.