Enterprise Architecture v menších městech a obcích
Anglická slova Enterprise Architecture překládáme jako podniková architektura a je to velmi obecný pojem, který v sobě zahrnuje spoustu věcí. V podstatě jde o popis cílů podniku (organizace), způsobů, jak těchto cílů dosáhnout pomocí procesů a způsobů této organizace, a jak mohou tyto procesy být podpořeny technologiemi.
Každý podnik (organizace) samozřejmě má cíle a procesy, které jsou podpořené technologiemi (tedy architekturu). Nicméně termínem Enterprise Architecture (EA) – podniková architektura – se rozumí právě jejich popis.
Dnes už všichni víme, že stát, kraj ani město či obec se nedají řídit jako firma. Neplatí zde tvrdá business pravidla, ani firemní disciplína, ale především právní řád a demokratické principy. Přesto lze zásady EA využívat i v prostředí veřejné správy a v činnosti jejich institucí včetně měst a obcí.
Současný trend digitalizace činností a agend se nevyhýbá žádné municipalitě. Pod tlakem post covidové doby vedení měst a obcí přehodnocují své přístupy k využívání informačních a komunikačních technologií (ICT) s cílem zlepšit činnosti a procesy nejen ve svých úřadech, ve volených orgánech, ale zejména ve vztahu k občanům.
Na národní úrovni je Enterprise Architecture prosazovaným způsobem strukturovaného popisu orgánů veřejné správy, jejich procesů, ICT, cílů a řízení. Je však EA využitelná a bude mít praktický význam pro potřeby většiny obcí a malých měst? Tuto obavu z komplexnosti EA a jejího využití v municipalitách lze charakterizovat rčením „zda se pro potřeby řízení obce nejedná o kanón na vrabce“.
V minulých číslech časopisu Obec & finance byly již některé části z Enterprise architektury představeny ve schématech využití eGovernment služeb a pro znázornění realizace elektronických mandátů v místních portálech občana (č. 2–3, str. 74–75 a č. 4 str. 46–47). V následujícím textu se pokusíme obavy municipalit rozptýlit a ukázat na praktické příklady použití EA v jednotlivých typech obcí.
Nejdříve trocha teorie
Modely architektury lze využít k získání přehledu o stávajícím stavu v řízení municipality (tzv. AS-IS stav), jeho poslání, cílech, činnostech, agendách a k pochopení navrhovaného budoucího stavu „jak by to mělo být správně“ (TO-BE stav). Každý obecní úřad má své poslání, plní vymezenou funkci a má své cíle, nezávisle na tom, zda se jedná o obec základního typu, obec s pověřeným úřadem, nebo o obec s rozšířenou působností. Jejich poslání a funkce jsou vymezeny zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích. U krajů je to zákon č. 129/2000 Sb., o krajích.
Enterprise Architecture je strukturovaný přístup („od shora dolů“) poznávání a návrhu těchto oblastí:
- motivací a cílů organizace,
- způsobů, jak tyto cíle naplňovat pomocí procesů a agend a
- způsobů, jak procesy a agendy podpořit pomocí ICT.
Pro znázornění Enterprise architektury se používá grafický modelovací jazyk ArchiMate, který primárně slouží pro znázornění a popis i návrh změn organizace a její architektury. Jazyk umožňuje vizualizovat různé pohledy. Grafické symboly a terminologie jazyka ArchiMate mají velmi blízko k aplikačnímu rámci TOGAF[1], a poskytují odpověď na otázku „jak“, zatímco TOGAF odpovídá na otázku „co“. Jazyk ArchiMate a přístup TOGAF jsou z dílny konsorcia The Open Group (IBM, Sun, HP, Hitachi, Fujitsu, NASA, NEC, Capgemini a další).
Pomocí grafického jazyka ArchiMate lze znázornit Enterprise architekturu municipalit v šesti pohledech: Strategický, motivační, business pohled, aplikační, technologický a implementační pohled.
Nejčastěji používanými pohledy pro řízení rozvoje ICT jsou business (3), aplikační (4) a technologický (5) pohled. Příklady hlavních pohledů na EA pro jednotlivé typy obcí jsou uvedeny dále v textu.
Příklady, kdy je vhodné využít EA
Obecní zastupitelstva a rady, jakožto vrcholové orgány municipalit, bezprostředně po uvedení do funkce stanovují cíle pro nadcházející období. Očekávají jejich efektivní plnění a výsledky. Jejich zájem formulovaný do cílů a programových prohlášení je potřeba převést na realizační kroky v municipalitě a podpořit je efektivně prostřednictvím ICT.
Pohledem na modely Enterprise architektury stávajícího a budoucího stavu se zjistí, jak velký je rozdíl mezi tím co je nyní a tím, co je programově plánováno. Tento rozdíl je základnou pro naplánování a realizaci rozvojových iniciativ a projektů na zlepšení chodu municipality a dosažení budoucího stavu. Přístupy pro návrh a rozvoj ICT na základě znalostí Enterprise architektury budou jiné u obcí s rozšířenou působností (III. typ), u obcí s pověřeným úřadem (II. typ) a u obcí s běžným úřadem (I. typ).
Od obecného ke konkrétnímu
Aby bylo možné efektivně pracovat s detailem, tzn. od obecného ke konkrétnímu, zavádí se pro každý pohled obvykle tři pohledové vrstvy – L0, L1 a L2.
- L0 – Přehledová, nejvyšší úroveň pohledu na architekturu modelovaného úřadu nebo municipality. Vyjadřuje celkový princip a jejím typickým rysem je, že vyzdvihuje pouze podstatné výskyty určitých prvků a ty méně podstatné vynechává. Případně místo konkrétních výskytů (instancí) vizualizuje princip (přehled) pomocí nadřazených kategorií a referenčních prvků i pomocí skupin objektů.
- L1 – Základní úroveň pohledu na architekturu úřadu nebo municipality. Tato úroveň pohledu naplňuje základní účel architektury úřadu, tedy vizualizuje všechny stávající nebo do budoucna navrhované výskyty určitých prvků a vazby mezi nimi. Například vazby mezi informačními systémy, aplikacemi, jejich službami a rozhraními.
- L2 – Detailní úroveň pohledu na model architektury úřadu nebo municipality se rozvíjí do ještě většího (plného) detailu přidáním dalších informací. Například v aplikační architektuře přidává spolupráci aplikací a více úrovní vnitřních funkcí aplikací a mnohé další informace.
| Obec I. typu | Obec II. typu | Obec III. typu | |
|---|---|---|---|
| Úroveň L0 | Technologický pohled: jedná se o komunikační infrastrukturu – znázornění přehledu prvků počítačové sítě propojující úřad do internetu | Technologický pohled: jedná se znázornění počítačové sítě, jednotlivých počítačů, notebooků a dalších přenosných zařízení, datových úložišť apod. | Business pohled: jedná o vykonávané agendy v samostatné
i přenesené působnosti Aplikační pohled: jedná o přehledy informačních systémů veřejné správy (ISVS), provozních informačních systémů (PIS), vnitřních informačních systémů (VIS), podpůrných informačních systémů (PoIS) |
| Úroveň L1 | Technologický pohled: jedná se o počítač na stole starosty
spolupracující s Wifi routerem, který zajišťuje připojení do internetu Aplikační pohled: jedná se o vybrané funkce programů (např. funkce pro tvorbu, připomínkování a schvalování rozpočtu apod.) |
Technologický pohled: jedná se o technologické propojení oddělených počítačových sítí LAN přes datové rozvaděče s aktivními prvky do nadřazené počítačové sítě MAN nebo WAN[2] | Business pohled: znázornění procesů realizující jednu agendu, její účastníci (aktéři) a role, v jakých se účastníci mohou nacházet (např. žádost o vydání občanského průkazu, žadatelem je osoba, která žádá – dítě se souhlasem rodiče) |
| Úroveň L2 | Business pohled: jedná se o znázornění detailní struktury a vztahů mezi účastníky (aktéry) procesu uveřejňování a získávání informací podle zákona č.106/1999 Sb. včetně dílčích služeb jaké příprava podkladů k uveřejnění, uveřejnění na úřední desce úřadu, uveřejnění na webových stránkách úřadu | Aplikační pohled: jedná se o nezávislou podpisovou komponentu zajišťující vložení kvalifikovaného elektronického podpisu se zaručeným certifikátem na dokument do předem vymezeného místa, kterou lze volat z různých informačních systémů | Business pohled: jedná se o znázornění organizační struktury úřadu, agendy, co kdo dělá, jakou agendu vykonává včetně vymezení služeb pro občany, podnikatele a turisty |
Příklady strategického a motivačního pohledu Enterprise architektuty v municipalitách
V přehledové tabulce 2 jsou uvedeny příklady strategických a motivačních přehledových (L0) pohledů při použití Enterprise architektury v různých typech municipalit. Tyto příklady jsou vodítkem pro zastupitele, vedení úřadů a úředníky k porozumění záměru využít Enterprise architekturu pro modelování své instituce. Uvedené příklady ukazují, že Enterprise architektura není svázána čistě s ICT, ale že pomocí strategického a motivačního pohledu lze vytvořit modely směrování a řízení municipalit a úřadů.
| Obec I. typu | Obec II. typu | Obec III. typu | Pro zastupitele, členy rady, starosty a místostarosty | Přehledová architektura strategie (L0) |
|---|---|---|---|
|
|
|
|
| Pro vedení úřadů (tajemníky, vedoucí odborů a pracovníky) | Přehledové motivační aspekty (L0) | ||
|
|
|
|
| Pro pracovníky ICT, informatiky | Přehledné podklady pro tvorbu informační koncepce v souladu
s vyhláškou č. 526/2006 Sb. a ICT strategie v podobě seznamu:
|
||
| Pro externí správce ICT a dodavatele řešení |
|
||
Pojítkem výše uvedených přínosů je hlavně široké využití pro vzájemné pochopení rozdílných hledisek různých zájmových skupin (např. volených zástupců, starostů, tajemníků/ředitelů, vedoucích odborů a pracovníků ICT) na stejnou věc. Enterprise architektura přináší do reálné řídicí praxe nejen ICT, ale i celostní pohled jiných odborností na municipalitu, její řízení a chod. Značně ulehčuje vnímání práce pracovníků ICT jejich uživateli, tzv. non-ICT pracovníky, také může pomoci při přípravě veřejných zakázek a účasti municipalit v projektech krajských úřadů.
Závěr – doporučení a pravidla
Pravidla pro použití postupů Enterprise architektury v municipalitách mohou být různá, ale určitě je lze zformulovat tak, aby byla užitečná, funkční a zohledňovala různé velikosti úřadů. Jistým vodítkem může být Národní architektonický rámec.
V praxi se pro municipality osvědčuje následující desatero uplatnění Enterprise Architecture:
- Zamysli se nad účelem modelování stávajícího (AS-IS) a budoucího stavu (TO-BE).
- Grafické informace (modely) jsou více než stovky slov.
- Využij jen ty prvky, které opravdu potřebuješ.
- Postupuj od obecnějšího ke kontrétnímu (od L0 k L2)
- Dvakrát mysli – jednou modeluj.
- Zjednodušuj a vytvářej architektonické vzory – stavební kameny, které opětovně použiješ.
- Své modely průběžně konzultuj s pracovníky odborů i s volenými zástupci.
- Mysli vždy na toho, pro koho jsou modely určeny (snaž se přemýšlet jako čtenář).
- Uváděj model vždy do širších souvislostí (úřad není osamocený a má své okolí).
- Průběžně modely komentuj textovými poznámkami.
Poznámky
- The Open Group Architecture Framework (TOGAF) je rámec pro podnikovou architekturu, který poskytuje přístup pro navrhování, plánování, implementaci a řízení architektury podnikových informačních technologií.
- MAN = Municipal Area Network – obecní/městská počítačová síť; WAN = Wide Area Network – regionální datová síť.