Vydávání potvrzení obcemi
Obec plní řadu povinností a je mimo jiné také povinna nejenom pro potřeby právnických, ale i fyzických osob vydávat potvrzení a vyhotovovat zprávy. Nejde však o jakékoliv vyžádané potvrzení. Povinnost obce vydat potvrzení platí výlučně jen pro případ, stanoví-li tak právní předpis. Pro uplatnění práva v cizině však obec potřebné potvrzení vydává i v případě, že jí právní předpis takovou povinnost neukládá, ale požadované údaje jsou jí známy.
Již v roce 1990, kdy bylo znovu obnoveno obecní zřízení, byla omezena povinnost obcí vydávat potvrzení a vyhotovovat zprávy s cílem omezit nežádoucí administrativu v jejich činnosti. Nyní je toto ustanovení zakotveno v § 14 zákona o obcích a obdobnou povinnost mají rovněž kraje (§ 15a zákona o krajích) a stejně tak i hlavní město Praha a jeho městské části dle zákona o hlavním městě Praze (§ 5a). Zdánlivě jednoduché ustanovení je zřejmě minimálně využíváno a k tomuto ustanovení doposud neexistuje žádná relevantní judikatura. Podrobnější rozbor problematiky přináší Stanovisko odboru veřejné správy a kontroly Ministerstva vnitra č. 6/2023.
První část ustanovení
Z textu první části ustanovení zákona (§ 14 odst. 1) je zřejmé, že obce zde poskytují „nějaká“ potvrzení (zprávy) pouze v případě, kdy jim tato povinnost vyplývá ze zvláštního právního předpisu. Pokud tedy jiný právní předpis stanoví, že obec má určitá potvrzení (zprávy) poskytovat, musí tak učinit, a to i pokud nemá potřebné údaje v daný okamžik k dispozici (musí si je sama zajistit). A naopak, pokud právní předpis obci konkrétní povinnost nestanoví, žádné potvrzení (zprávu) obec vydat nemusí, resp. nemůže.
Co se přitom týče otázky, zda vydávání těchto potvrzení (zpráv) náleží do samostatné či přenesené působnosti, přiklání se Stanovisko k závěru, že se bude jednat ve valné většině o působnost přenesenou. Vycházíme zde z toho, že aby obec potvrzení (zprávu) vydala, musí ji k tomu zmocnit právní předpis (zřejmě pouze ve formě zákona) a obec tak v dané chvíli zpravidla vystupuje v postavení orgánu vykonávajícího veřejnou moc. Co se pak týče konkrétních náležitostí tohoto potvrzení (ve smyslu listiny), měl by takový dokument respektovat požadavky upravené pro listiny tohoto typu v § 111 zákona o obcích: listina je označena hlavičkou „Obecní úřad“, používá se úřední razítko s malým státním znakem (kulaté razítko o průměru 20 mm, 25 mm nebo 36 mm).
Jako potvrzení ve smyslu § 14 odst. 1 zákona o obcích lze namátkou uvést např. potvrzení dle zákona o sociálně právní ochraně dětí (§ 35a); dle zákona o veřejných sbírkách (§ 10 odst. 2); dle zákona o evidenci obyvatel a rodných číslech (§ 8 odst. 3 a dle § 10 odst. 7). Jako „potvrzení“ lze přitom chápat i různé zprávy, poskytnutí údajů atd.
Zároveň však nelze zcela vyloučit situace, kdy právní předpis výslovně stanoví, že určitá agenda je vykonávána v samostatné působnosti obce, případně situace, kdy z daného právního předpisu není zřejmé, zda konkrétní agenda má být vykonávána v samostatné či v přenesené působnosti obce. S ohledem na text § 8 zákona o obcích (Pokud zvláštní zákon upravuje působnost obcí a nestanoví, že jde o přenesenou působnost obce, platí, že jde vždy o samostatnou působnost.) by tedy v těchto případech bylo potvrzení vydáváno v samostatné působnosti obce. Na rozdíl od výše popsaného potvrzení vydávaného v přenesené působnosti by pak potvrzení v samostatné působnosti mělo být (ve smyslu § 111 odst. 1 zákona o obcích) vyhotoveno na listině označené hlavičkou „Obec XY“ a namísto úředního razítka použito razítko obce (§ 111 odst. 5).
Pro úplnost pak připomínáme, že byť se odstavec 1 věnuje primárně poskytování potvrzení (zpráv) pro vnitrostátní použití a poskytování potvrzení pro uplatnění práv v cizině se výslovně věnuje až druhý odstavec, neznamená to, že by bylo a priori nemožné využít potvrzení (zprávu) dle odstavce 1 i v cizině. Upozorňujeme však, že za určitých okolností nebude obcí vydané potvrzení (zpráva) v cizině postačovat „samo o sobě“, ale bude nutné jej navíc opatřit i tzv. apostilou. Vzhledem ke speciálnímu charakteru této apostily by přitom bylo nutné, aby takovéto potvrzení (zpráva) bylo vydáno výhradně v listinné podobě, tj. nikoliv elektronicky (viz níže).
Druhá část ustanovení
Ustanovení § 14 odst. 2 se oproti prvnímu odstavci podstatně liší v několika ohledech. Především je to tím, že se jedná výhradně o potvrzení, která žadatel potřebuje pro uplatnění svých práv v cizině (tedy kdekoliv mimo území ČR). Pokud by se o cizinu nejednalo, postup dle odstavce 2 se nepoužije. Jinak řečeno, pokud na obec dorazí např. občan se žádostí o vydání „nějakého“ potvrzení (zprávy), první otázkou úředníka by mělo být, zda takový údaj občan potřebuje pro vnitrostátní či zahraniční využití.
Tady není podstatné, jak se obec k nějakému údaji dostala a jakým způsobem jej získala, podstatné je pouze to, že jím disponuje. Právní úprava zde totiž předpokládá, že vydání určitých potvrzení může vyžadovat zahraniční právní úprava, a bylo by tak proti principu dobré správy, pokud by obec nemohla takové potvrzení pro žadatele vydat.
Problematičtější pak je samotná forma takovéhoto potvrzení. Jak již bylo uvedeno výše, potvrzení poskytovaná dle odstavce 2 mohou vycházet jak z údajů, kterými obce musejí disponovat na základě povinností stanovených jim (českým) právním předpisem, tak i z údajů, kterými obec disponuje z jiného důvodu. Typickým příkladem první kategorie je např. vydání potvrzení o trvalém pobytu, o zaplacení místního poplatku za komunální odpad atd. Do druhé kategorie pak lze podřadit např. potvrzení o bezdlužnosti (o tom, že konkrétní žadatel vůči obci nemá žádný dluh právě např. na nezaplaceném místním poplatku). Takové potvrzení přitom obec vydává v rámci své samostatné působnosti. Není tak možné automaticky tvrdit, že poskytování tohoto potvrzení je vždy činností pouze v přenesené (či pouze v samostatné) působnosti. Obce tak musejí při vydávání potvrzení vždy přihlédnout k tomu, o jaký typ potvrzení se jedná, a tedy na základě čeho požadovanými údaji disponují – zda je to jejich zákonná povinnost, či zda jimi disponují i bez této povinnosti.
Toto rozlišování na samostatnou a přenesenou působnost pak má vliv na formu takového potvrzení. Jak již bylo uvedeno výše v rámci výkladu k odstavci 1, potvrzení vydaná v přenesené působnosti vydává obecní úřad a použije se na něj úřední razítko, zatímco potvrzení vydaná v samostatné působnosti vydává obec jako taková a použije se na něj razítko obce. Fakticky to znamená, že každé z vydaných potvrzení musí obsahovat buď úřední razítko, nebo razítko obce. Dokumenty, které by razítko neobsahovaly, by nebylo možno považovat za potvrzení ve smyslu § 14 odst. 2 zákona o obcích.
Doporučujeme rovněž, aby v případě vydávání potvrzení dle tohoto odstavce byla tato potvrzení vydávána v listinné formě (tj. s vlastnoručním podpisem oprávněné osoby a s otiskem příslušného razítka – obecního nebo úředního) a nikoliv ve formě elektronické. Důvodem je, že některá z těchto potvrzení je nutno před jejich uplatněním v cizině navíc opatřit tzv. apostilou. Apostilou je třeba rozumět vyšší ověření příslušného orgánu státní správy, kterým bývají opatřeny určité písemnosti, pokud mají být orgánem cizího státu uznány jako veřejná listina. Zde přitom záleží na každém konkrétním cizím státě a na jeho příslušné právní úpravě, zda konkrétní potvrzení musí či nemusí byt apostilou opatřeno.