Chyby obcí při vedení pokladny
Vedení pokladny ve veřejné správě se na první pohled může zdát jako jednoduchá záležitost. Ale opak je pravdou. I v této zdánlivě rutinní oblasti se skrývá mnoho nástrah, které můžou vést k nepříjemným postihům a ztrátám. V tomto článku se podíváme na nejčastější chyby, se kterými se setkáváme u obcí, a poradíme, jak se jim vyhnout.
Chybné vystavení pokladních dokladů
Základem bezchybného vedení pokladny je správné vystavení pokladních dokladů, které zahrnuje:
- Povinné náležitosti: Doklad musí obsahovat všechny zákonem předepsané náležitosti, jako je identifikační číslo pokladny, datum a čas vystavení, DIČ odběratele (u plátců DPH), položky plnění s jednotkovou cenou a celkovou cenou, výši DPH a celkovou sumu v hotovosti.
- Číslování dokladů: Pokladní doklady se musí vystavovat v chronologickém pořadí a s průběžným číslováním.
- Včasné vystavení: Doklad se musí vystavit nejpozději v okamžiku přijetí platby.
- Uchovávání dokladů: Pokladní doklady se musí uchovávat po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém byly vystaveny.
Nesrovnalosti v hotovosti
Hotovost v pokladně musí vždy odpovídat součtu zůstatku na začátku dne a všech příjmů a výdajů v daný den. Pokud se vyskytne nesrovnalost, je nutné ji co nejdříve prošetřit a zdůvodnit.
Zásadní chybou je nezaevidování všech tržeb a příjmů. Do pokladny se musí evidovat všechny hotovostní tržby, a to i ty nejmenší. Pokud se nezaeviduje nějaká platba, může to vést k chybám na odvodech DPH a souvisejícím sankcím.
Překročení limitů pro hotovostní platby
V České republice je limit hotovostní pokladny stanoven zákonem č. 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti. Zákon zakazuje provádět hotovostní platby nad 270 000 Kč. To znamená, že pokud chcete přijmout platbu vyšší než 270 000 Kč, musíte ji přijmout bezhotovostně, například převodem z bankovního účtu nebo platební kartou.
Pokladní mívají často zaměstnavatelem stanovený odlišný limit pro odpovědnost při práci s hotovostí. I překročení tohoto limitu je porušením interních předpisů. Je nutné včas odvádět hotovost do nadřízené pokladny či banky.
Nedostatečná kontrola
Důležitá je také pravidelná kontrola pokladny. Provádět pravidelnou fyzickou kontrolu hotovosti se doporučuje minimálně týdně, ale nutná je i pravidelná věcná kontrola pokladních dokladů a účetních záznamů (měsíční). Nadřízená pokladna či účtárna by pak měla minimálně 2× ročně provést namátkovou neohlášenou kontrolu.
Nepořádek v dokumentaci
Vedení pokladny s sebou nese i povinnost uchovávat předepsanou dokumentaci. To zahrnuje pokladní knihu, pokladní doklady, interní směrnice a další dokumenty. Všechny tyto dokumenty musí být řádně vedeny a uloženy tak, aby k nim byl snadný přístup.
Nesprávné provádění oprav pokladních dokladů
Pokladní doklady se již z principu nesmějí opravovat a stornovat. Z vážných důvodů je možné vystavit opravný doklad, přičemž původní doklad musí být zachován.
Nepovolená manipulace s hotovostí
Z pokladny se smí vybírat hotovost pouze na základě řádně schváleného výdajového dokladu. Je zakázáno používat hotovost z pokladny na soukromé účely.
Nepoužívání pokladního systému
V dnešní době existuje mnoho moderních pokladních systémů, které dokáží značně usnadnit a zefektivnit vedení pokladny. Kombinace elektronické pokladny a příručních pokladen často přináší problémy (pozdní odvod do nadřízené poklady apod.). Je třeba využívat primárně elektronické systémy, které šetří čas a sníží riziko chyb.
Neznalost legislativy
I v oblasti vedení pokladny dochází k legislativním změnám. Proto je proto důležité sledovat aktuální platné předpisy a dbát na to, aby pokladna byla vedena v souladu s nimi. Vedení pokladny by mělo být svěřeno pouze proškolenému personálu, který zná platné zákony a předpisy. Neodborný personál nemá u vedení pokladny místo.
Neuzavření dohod o odpovědnosti
V praxi se vyskytují případy, kdy zaměstnavatelé neuzavírají dohody o odpovědnosti se svými zaměstnanci, ať už z neznalosti či zanedbání. To může mít pro obě strany, jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance, dalekosáhlé následky. Dohoda chrání jak zaměstnance, tak i zaměstnavatele. Neuzavření dohody může znamenat pro zaměstnavatele nemožnost vymáhat škodu způsobenou zaměstnancem či případné oslabení pozice při případném soudním sporu. Pro zaměstnance pak neomezenou odpovědnost za celou škodu způsobenou při plnění pracovních povinností, ale hlavně nedostatek právní jistoty do jaké výše je zaměstnanec odpovědný.
Jak se vyhnout chybám?
Dodržováním výše uvedených tipů a pravidel se vyhneme většině chyb při vedení pokladny. Chyby v pokladně mohou obec i personál stát peníze v podobě pokut či doměření penále a daní. Proto je důležité věnovat vedení pokladny dostatečnou péči a dbát na to, aby vše probíhalo v souladu s platnou legislativou. Důležité je pravidelné školení zaměstnanců v oblasti vedení pokladny.