Spisová služba pro malé původce
K 1. červenci 2024 byl aktualizován zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, který přinesl do oblasti spisových služeb několik zásadních novinek, o jejichž praktických dopadech se vedou poměrně obsáhlé diskuse. Je zřejmé, že touto novelizací pokračuje stav nejednoznačné právní úpravy oblasti výkonu spisové služby, která vyžaduje až příliš mnoho výkladových stanovisek. V tomto příspěvku nebudeme rozebírat celý obsah zmíněné novelizace, ale soustředíme se jen na dopady na malé původce.
Proč vést spisovou službu
Potřeba výkonu spisové služby vychází ze základních zásad úřadování. V jejich rámci vznikají různé dokumenty, o nichž je třeba mít přehled. Primární vedení spisové služby se soustředilo zejména na evidenci přijaté a odeslané pošty, aby tak vznikaly důkazy o tom, kdy, od koho a v jaké věci dokumenty přišly, a kdy, komu, v jaké věci a jak byly odeslány. S rozvojem elektronizace a digitalizace veřejné správy se postupně objevily další potřeby, které souvisí zejména s problematikou dlouhodobé udržitelnosti průkaznosti elektronických dokumentů.
Stávající zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, byl výrazně novelizován v roce 2009 spolu se zavedením komunikace prostřednictvím datových schránek. V návaznosti na zvýšenou potřebu přijmu a odesílání elektronických dokumentů byl zaveden výkon spisové služby v elektronické podobě, k němuž slouží elektronický systém spisové služby. Pravidla pro výkon spisové služby jsou dále upřesněna prováděcí vyhláškou a technickým předpisem, který upřesňuje fungování elektronického systému spisové služby. Tímto předpisem je národní standard pro elektronické systémy spisové služby, který primárně vzniknul jako česká adaptace evropské normy MoReq II. Protože tato norma nebyla zcela v souladu s tradicemi výkonu spisové služby v České republice, docházelo k postupným úpravám národního standardu až do současné podoby, která nabývá účinnosti 1. září a která má již s normou MoReq II jen velmi málo společného.
Kromě vlastní evidence dokumentů udržující přehled o tom, co přišlo, komu to bylo předáno k vyřízení, kdo a kdy se tím skutečně zabýval, jak to vyřešil, zda poslal nějakou odpověď a kam to nakonec všechno založil, musí v současné době spisová služba plnit i další úkoly spojené s vnitřním oběhem i následným uložením dokumentů. Protože každá organizace veřejné správy má svou specifickou vnitřní organizační strukturu ovlivněnou místními potřebami, musí i spisová služba být schopna přizpůsobit se v maximální míře vnitřním zvyklostem, samozřejmě za podmínky dodržení zákonných pravidel.
Jestliže listinný dokument uložíme na vhodné místo a nebudeme se o něj dále starat, může nám spisová služba pomoci jej najít, pokud si před tím do ní zaznamenáme, kam jsme ten dokument dali. Nicméně nebudeme-li se starat o elektronický dokument, tak jej s největší pravděpodobností již nikdy nenajdeme nebo nepřečteme, i když bychom si do spisové služby poznamenali, kam jsme jej uložili. O elektronické dokumenty je třeba pečovat specifickým způsobem, což je právě novodobý a důležitý úkol elektronických systémů spisové služby.
K čemu a pro koho jsou atestace
Složitost a komplexnost právní úpravy oblasti spisové služby je dána právě popsaným spojením různých úkolů, které musí plnit. Posouzení, zda ten či onen konkrétní elektronický systém spisové služby je v souladu se všemi definovanými pravidly, není v žádném případě jednoduché. A právě to je jedním ze zdůvodnění zavedení tzv. atestace elektronických systémů spisové služby. Jde o jakýsi průkaz kvality, který znamená, že daný nástroj splňuje všechny zákonné povinnosti, vyhlášku i národní standard. Na rozdíl třeba od systémů elektronické identifikace, pro které jsou nařízením eIDAS definovány různé úrovně záruky, nebo od elektronického podpisu, který může mít různé úrovně důvěryhodnosti, je pro elektronický systém spisové služby stanovena pouze jedna komplexní úroveň znamenající naplnění všech požadavků, a to i takových, jaké třeba menší původce vůbec nedocení a z hlediska rozsahu vedené agendy nepotřebuje. Na druhou stranu ani zákon (zatím) nerozlišuje různé úrovně vedení spisové služby, tak nemůže rozlišovat ani různé úrovně komplexnosti nástrojů sloužících pro její výkon. Samozřejmě se zde otevírá otázka, je-li to dobře, že spisová služba evidující stovky dokumentů ročně musí být stejně obsáhlá, jako spisová služba evidující statisíce dokumentů. Předpisy to však zatím říkají.
Z tohoto pohledu se zdá trochu prázdné stávající novelizované ustanovení, které vyjímá obce z povinnosti vykonávat spisovou službu v atestovaných systémech spisové služby. Jde o obce, jež vykonávají přenesenou působnost pouze v základním rozsahu, organizační složky těchto obcí, těmito obcemi zřizované nebo zakládané právnické osoby a dále školy a školská zařízení ve smyslu § 3 odst. 1 písm. j) zákona č. 499/2004 Sb. Vzhledem k tomu, že tyto subjekty musí plnit ustanovení zákona, vyhlášky i národního standardu, tak i jimi vybrané nástroje pro výkon spisové služby je musí splňovat. Pokud bychom tedy měli ustanovení zákona parafrázovat dle jeho smyslu, tak říká, že malé obce si nemusí vybrat systém, u něhož nezávislý subjekt posoudil kvality, ale mohou tyto kvality posuzovat samy, což s ohledem na tisíce dalších úkolů, které mají na starosti zní jako nesmysl. Sumárně lze tedy říci, že vyjmenovaní malí původci sice nemají povinnost používat atestované systémy, ale musí dodržovat zákon, vyhlášku a národní standard, takže je pro ně výhodné atestovaný systém použít, protože se tím pro ně někdo jiný zaručil za to, že vybraný systém tyto tři předpisy splňuje.
Nové termíny
Vzhledem ke složitosti regulace oblasti spisové služby probíhají již více než rok diskuse nad stanovením jasných kritérií prokazujících soulad nástroje spisové služby se zákonem, vyhláškou a národním standardem. Právě z toho důvodu došlo také k posunu zákonem stanovených termínů, které jsou nyní nastaveny tak, že od 1. července 2025 nebudou smět dodavatelé elektronických systémů spisových služeb nabízet a dodávat neatestované systémy novým zákazníkům a od 1. ledna 2027 budou muset všichni původci, kromě těch výše vyjmenovaných, používat jen a pouze atestované elektronické systémy spisové služby. Společnost Triada, která je dodavatelem i tvůrcem elektronického systému spisové služby Munis ERMS, se aktivně účastní uvedených diskusí a postupně upravuje svůj informační systém tak, aby jej včas mohla přihlásit do atestačního procesu.
Kromě toho si elektronický systém spisové služby Munis ERMS zachovává svou vysokou konfigurační variabilitu a uživatelskou přívětivost. Tato spisová služba se sestává z několika provázaných aplikacích určených vždy pro jednotlivé pracovní pozice specifické při výkonu spisové služby, jako je podatelna a výpravna, úředník či správce spisovny. Přehled všech těchto aplikací je na Obr. 1. Po licenční stránce však tvoří tyto aplikace jednotný celek naplňující potřeby všech etap výkonu spisové služby včetně vedení spisovny a realizace elektronického skartačního řízení.
Na Obr. 2 je příklad rozšířeného detailu dokumentu evidovaného v elektronické spisové službě Munis ERMS. Postupný vývoj úprav plynoucích z probíhajících novelizací zákona, vyhlášky i národního standardu dokládá Obr. 3, na kterém je ukázka indikace ověřování záznamu jmenného rejstříku v základním registru obyvatel včetně možnosti mít u subjektu více adres, např. specifickou doručovací adresu určenou subjektem pro konkrétní správní řízení.
Je otázkou, jak se budou dále vyvíjet pravidla pro výkon spisové služby, zda dojde k jejich rozvrstvení dle velikosti původců nebo zda budou celkově zjednodušena tak, aby naplňovala potřeby a nepřidávala zbytečné složité konstrukce. V současné době však platí pravidla jednotná a složitá, avšak i v tomto prostředí se elektronická spisová služba Munis ERMS snaží zachovat vstřícnost, přehlednost a přívětivost i pro malé původce.