Úřady nepostupují jednotně, potvrdil výzkum Kanceláře ombudsmana

Jak mají úředníci nakládat s agresivními a zahlcujícími podněty? Mají poskytovat kopie listin ze spisu i dálkově – například do datové schránky? Úřady napříč Českem se potýkají s nejednotným výkladem pravidel. Důsledky pociťují občané i samotní úředníci. Konkrétní problémy pojmenoval rozsáhlý výzkum Kanceláře ombudsmana a dětského ombudsmana. Sběr výzkumných dat probíhal během letošního jara a vycházel z 1422 dotazníků od 1126 úřadů různých úrovní.

Občané od úřadů očekávají srozumitelný, předvídatelný a jednotný přístup. Jako opora by k tomu úředníkům měl sloužit správní řád, ten ale ne na všechno nabízí jednoznačnou odpověď. „Pokud úředníci nenajdou ve správním řádu jasné vodítko, hledají pochopitelně řešení vlastními cestami. Pak se ale stává, že dva různé úřady – nebo dokonce dva úředníci na témže pracovišti – vyřídí obdobnou situaci odlišně. To je nevyhovující a matoucí stav jak pro úřady, tak pro občany,“ říká ombudsmanka Eva Kostolanská.

Komentáře úřadů k nejednotné správní praxi a rozdílným výkladům právních předpisů:

• „Nabízená jednotná metodika by z naší strany byla velmi vítána. Jedná se o činnosti a postupy, které by měly být vykonávány napříč všemi úřady stejně, bez lidové tvořivosti. Pak se může stát (a ono se to velmi často stává), že co na jednom úřadě projde, na jiném neprojde. Občan pak neví, nebo zkouší.“
• „Ocenili bychom periodicky vycházející a pravidelně aktualizovanou metodiku obsahující základní a aktuální problematiku správních řízení.“
• „Praxe při aplikaci správního řádu je v zásadě stabilizovaná. V některých oblastech by však bylo přínosné sjednocení postupů prostřednictvím metodických doporučení nebo legislativního upřesnění.“

Zdroj: výzkumná zpráva Kanceláře ombudsmana a dětského ombudsmana

Dotazníkové šetření, které Kancelář ombudsmana a dětského ombudsmana provedla na jaře tohoto roku, ukázalo, kdy konkrétně se úřady ve svých postupech rozcházejí.

Jednou z takových oblastí je vyřizování problematických podnětů. V tuto chvíli je úřady většinou vyřizují stejně jako všechny ostatní. Platí to u opakovaných podání (běžným způsobem postupuje 66 % úřadů); u podání, která cílí na zahlcení úřadu nebo vyvolání sporu (84 %) i u agresivního jednání (87 %).

Jednotně nepřistupují úředníci ani k požadavku lidí, kteří chtějí nahlédnout do spisu, aniž aby úřad museli fyzicky navštívit. Část úřadů je vstřícná a poskytuje kopie listin na dálku, např. do datové schránky, část nikoli. V případě odmítnutí úřady nejčastěji argumentují tím, že jim to neumožňuje zákon (58 %), nebo technickými limity (46 %).

Odlišně probíhá také informování občanů o vyřízení jejich podnětů. Značná část úřadů (40 %) je vyrozumí automaticky i bez výslovné žádosti, další část (45 %) pouze v některých případech a 13 % úřadů volí neformální vyřízení. Malý zlomek úřadů (2 %) podatele podnětu nevyrozumí, ani když o to výslovně požádá. Také není ustálené, zda podateli vysvětlí důvody svého postupu.

Pokud úřad zasílá rozhodnutí, standardně v něm bývá informace o možnosti odvolání, už ne ale poučení o správní žalobě. To totiž správní řád nevyžaduje. Přesto více než pětina úřadů o možnosti podat správní žalobu poučuje.

Další kroky

Zjištění z dotazníkového šetření nyní poslouží jako podklad pro další kroky ombudsmance Evě Kostolanské: „Náš výzkum ukázal, že správní řád dostatečně neplní svou roli. V tuto chvíli totiž existuje řada oblastí, kde úřadům i občanům chybí právní jistota. Připravuji proto doporučení pro Ministerstvo vnitra a budu iniciovat změny v legislativě, případně vznik nových metodik. Aktualizujeme také Desatero principů dobré správy tak, aby odpovídalo potřebám současné společnosti a zároveň úřadům sloužilo jako návodná a nápomocná opora.“

Principy dobré správy

Kde nedává jasnou odpověď zákon, měly by úředníky vést Principy dobré správy. Jde o neformální dokument, který vychází z ústavních zásad, obecných právních principů, morálních pravidel i legitimních společenských očekávání.

O jejich současnou podobou se zasloužil první ombudsman Otakar Motejl. Ombudsmanka Eva Kostolanská k jejich modernizaci přistupuje po dvaceti letech od jejich vzniku.

Na doporučení pro ministerstvo i na formulaci nového „Desatera“ bude ombudsmanka Kostolanská spolupracovat s úředníky, zástupci soudů i neziskových organizací. S představením prvních návrhů začala již na konferenci „Dobrá správa v praxi: od principů k paragrafům“, kde odbornou veřejnost seznámila i s výsledky výzkumu. V debatě zástupci úřadů poukazovali na to, že jejich pracovní zátěž roste. I to budou doporučení a „Desatero“ zohledňovat.

Kancelář ombudsmana a dětského ombudsmana se zaměřila na osm konkrétních oblastí správního řádu, které se opakovaně ukazují jako problematické a úřady v nich postupují nejednotně:

1. E-maily doručené přímo úředníkům místo na podatelnu
   Pokud člověk pošle úřední korespondenci přímo na e-mail úředníka místo na podatelnu, nemůže si být jistý, jak s ní úřad naloží.
2. Opakovaná, kverulantní^[1] a agresivní či urážlivá komunikace vůči úřadu
   Pokud úřad dostane opakovaně stejné podněty nebo agresivně laděnou komunikaci, většinou postupuje stejně, jako by šlo o zcela nový či bezproblémový podnět. Řada úřadů by však uvítala metodiku či legislativní změnu, která by jim umožnila taková podání zpoplatnit či odložit.
3. Informování občanů o vyřízení jejich podnětů
   Pokud člověk podá podnět k zahájení řízení, musí ho úřad na požádání informovat, jak s podnětem naložil. Přístup úřadů k informování se však značně liší.
4. Vyřizování podání elektronické korespondence bez elektronického podpisu
   Pokud člověk pošle elektronickou komunikaci bez podpisu tam, kde jej správní řád vyžaduje, úřady reagují různě.
5. Zapůjčování spisů mezi úřady
   Převládají vlastní zaběhnuté postupy než jednotná metodická pravidla. To může vést k rozdílům, jak rychle a jakým způsobem si úřady spisy zapůjčí.
6. Dálkové nahlížení do spisu (zaslání kopie listin ze spisu)
   Pokud člověk žádá o zaslání kopie listin ze spisu poštou, e-mailem nebo do datové schránky, záleží na konkrétním úřadu, zda mu vyjde vstříc.
7. Poučení o správní žalobě
   Z rozhodnutí se účastník řízení standardně dozví o možnosti odvolání, nikoli však o možnosti podat správní žalobu.
8. Nesprávně podané odvolání
   Pokud člověk odešle odvolání nadřízenému úřadu namísto úřadu, který vydal rozhodnutí, musí jej nadřízený úřad přeposlat. Odvolání pak ale může dojít až po uplynutí lhůty pro jeho podání.

Poznámky

1. Kverulantní komunikace – podání, jehož cílem zpravidla není vyřešení problému, ale opakované zatěžování úřadu, vyvolávání sporů nebo komplikování jeho činnosti.

Příloha

• Výzkumná zpráva „Postup správních orgánů u vybraných oblastí správního řádu“