Neriskujte – bez řádné registrace mohou být vaše smlouvy neplatné

Registr smluv 2.

V minulém článku jsme vysvětlili základní požadavky, plynoucí ze zákona o registru smluv (č. 340/2015 Sb.). V dnešním vydání se zaměříme na nejčastější chyby, na to, jak vznikají, jak je řešit a jak chybovosti při registraci smluv předcházet.

S největší mírou chybovosti se zpravidla potýkají menší, zejména příspěvkové organizace. Důvodem bývá nedostatečné proškolení či nedostatečná metodická podpora zřizovatelem, a také určitá laxnost některých ředitelů, kteří problémy neřeší, což může mít v důsledku vážný dopad i na samotné zřizovatele těchto organizací.

V současné době je registrováno ve veřejné správě v České republice okolo 19 000 smluv, které jsou v přímém rozporu se zákonem, a to počítáme pouze algoritmicky zjistitelné chyby. Těmi jsou například:

1. strojová nečitelnost přílohy (aktuálně cca 13 000 smluv),
2. uveřejnění smlouvy tři měsíce po jejím uzavření (aktuálně cca 5000 smluv),
3. stejné strany smlouvy (aktuálně cca 2500 smluv).

Ano, součet nedává 19 tisíc, a to z důvodu, že na některých smlouvách není pouze jedno porušení. Co je více znepokojujícím faktem, že z těchto 19 000 smluv je již 16 000 smluv oficiálně neplatných, neboť termín 3 měsíců na jejich opravu již uplynul. Mezi tyto smlouvy však nejsou započítány rizikové smlouvy, které není možné jednoznačně algoritmicky označit za nesprávně uveřejněné (například smlouvy s nulovou hodnotou, viz dále).

Strojová nečitelnost přílohy smlouvy

Strojová čitelnost smlouvy či přílohy smlouvy je stanovena zákonem v § 5 odst. 1: „Uveřejněním smlouvy prostřednictvím registru smluv se rozumí vložení elektronického obrazu textového obsahu smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu…“. Mnoho subjektů si při zveřejnění smlouvy nedohledá úplný význam uvedené věty a spokojí se elektronickým obrazem smlouvy, což je ve své podstatě pouhý „obrázek“ smlouvy. To však neumožní strojové čtení.

Zcela jasné vysvětlení lze nalézt v metodice Ministerstva vnitra, kde je napsáno s odkazem na zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, že „… Požadavek strojově čitelného formátu je splněn, jsou-li data ve formátu, který je strukturován takovým způsobem, že pomocí programové aplikace z nich lze získat žádané údaje. Požadavek splní jakýkoli počítačový formát, který obsahuje textový obsah smlouvy, tedy nikoli naskenovaný obrázek smlouvy.“ Jinými slovy, pokud je dokument formátu PDF vytvořen z nějakého textového editoru, mělo by být vše v pořádku. Pokud ovšem potřebujete vložit smlouvu, která je již v papírové podobě, je nutné ji naskenovat na zařízení, které má technologii OCR (optické rozpoznávání znaků). Při uveřejňování smluv je základní kontrolou strojové nečitelnosti v daném dokumentu použití klávesové zkratky Ctrl+A, která má za úkol označit veškerý obsah. Následným krokem je vložení zkopírovaného obsahu do textového editoru. Pokud je zkopírován veškerý text, je smlouva v otevřeném a strojově čitelném formátu.

Stejné strany smlouvy

Další velice časté porušení zákona o registru smluv vyplývá z určení smluvních stran. Subjekty zpravidla při zveřejňování smluv správně vyplní rubriku „Publikující strana“, kterou je subjekt samotný. Ovšem když uveřejňovatel vyplňuje pole „Smluvní strany“, zpravidla napíše opět své identifikační údaje. Takto uveřejněná smlouva je v přímém rozporu se zákonem o registru smluv, protože po takovém vyplnění smlouvu uzavřel subjekt sám se sebou. Proto je nutné vyplňovat formulář pozorně, nenechat se zmást názvoslovím a do smluvní strany již uveřejnit pouze stranu nebo strany, se kterými se smlouva uzavírá.

Nulová hodnota smlouvy

Poslední riziko, které budeme popisovat je nulová cena smlouvy. S tímto rizikem se pojí hned dvě časté chyby.

První z nich je neuvedení ceny z důvodu, že si uveřejňovatel myslí, že předmět cenu nemá. Toto tvrzení je v 95 % snadno vyvratitelné, protože zákon o registru smluv říká v § 3 odst. 2 písm. i), že se uveřejňují smlouvy s hodnotou nad 50 000 Kč. Cena stanovena být nemusí, ale hodnotu má většina smluv, a ta se dá zjistit buď přímo např. jednotkovou formou (např. cena kurzu plavání pro jedno dítě je 1000 Kč a kurz navštěvuje 60 dětí a víc), nebo se dá hodnota určit odhadem (historické hodnoty, opakující se plnění atd.). Všechny tyto případy jsou výstižně popsány v Metodice vydané Ministerstvem vnitra (str. 34–35).

Druhou častou chybou je neurčení hodnoty, a to z důvodu, že se uveřejňovatel obává či mu je řečeno, že uveřejněním hodnoty se dopouští porušení obchodního tajemství vůči smluvní straně. Tuto obavu vyvrací § 9 odst. 2 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, který říká: „Při poskytování informace, která se týká používání veřejných prostředků, se nepovažuje poskytnutí informace o rozsahu a příjemci těchto prostředků za porušení obchodního tajemství.“

Jak chyby odhalit a jak jim předcházet

Již v první části textu jsme se zmiňovali, že ani Informační systém registru smluv (ISRS) ani Ministerstvo vnitra neodpovídá za správnost uveřejněných smluv. Proto je na každém subjektu, aby si samostatně kontroloval správnost svých uveřejněných smluv. Jelikož je zákonem stanovena tříměsíční lhůta, než se smlouva stane neplatnou, je poměrně dost času na opravu chyb.

Na druhou stranu, odpovězte si sami na tyto otázky:

1. Provádí vaše oddělení interního auditu kontrolu smluv na vašem městě či ve vaší obci nejvýše jednou za tři měsíce? Z praxe víme, že ne!
2. Máte na příspěvkové organizaci osobu pověřenou pravidelnou kontrolou uveřejněných smluv? Z praxe víme, že ne!

Všem uvedeným rizikům se dá předcházet za pomoci jednoduchých a cenově dostupných informačních systémů, které dokáží průběžně monitorovat smlouvy. A to jak smlouvy vámi uveřejněné, tak i smlouvy, ve kterých vystupujete jako protistrana. Na základě výstupů monitoringu lze provádět procesní opatření, která povedou k lepším výsledkům při uveřejňování smluv. Tyto principy se běžně používají v interním auditu, kde jsou tyto procesy pojmenovány jako průběžný monitoring a auditing.

Společnost Dynatech vyvinula elektronický nástroj, který automaticky kontroluje správnost uveřejňovaných či již uveřejněných smluv. Společnost pořádá pravidelně odborné semináře k problematice registru smluv a nabízí využít e-learning. Bližší informace na www.dynatech.cz.

Bc. Viktor Hřebačka, Dynatech, s. r. o.

Seriál Registr smluv

1. Registr smluv – bez řádné registrace mohou být vaše smlouvy neplatné, 16. 5. 2018
2. Neriskujte – bez řádné registrace mohou být vaše smlouvy neplatné, 26. 7. 2018 (právě čtete)