Benchmarking obcí s rozšířenou působností – zkušenosti II.
Benchmarking obcí s rozšířenou působností – zkušenosti 2.
Vzdělávací centrum pro veřejnou správu ČR, o. p. s., se již 20. rokem intenzivně věnuje nelehkému úkolu – výkonovému benchmarkingu obcí s rozšířenou působností (dále jen ORP). Jen první dva roky práce byly financovány v rámci projektu z externích zdrojů. Po skončení tohoto projektu „Benchmarking přenesené působnosti obcí III. typu“, na konci roku 2004, projevila zapojená města zájem dále v benchmarkingu pokračovat. Myslím, že to je nejen dobrý příklad udržitelnosti záměru projektu, ale stále rostoucí počet zapojených měst (ORP) také signalizuje, že tato práce trvale vykazuje přínosy.
Jak to funguje?
Pracujeme s daty, což je soubor vstupních měřitelných údajů, které charakterizují určitou agendu – státní správy, samosprávy, finanční, personální nebo provozní. Data tvoří např. počty určitého typu úkonů v konkrétní agendě, počty zaměstnanců, které tuto agendu vykonávají, nebo výše konkrétního místního poplatku, celkový objem uložených pokut v konkrétní agendě apod. To vše za definované časové období, nejčastěji kalendářní rok. Důležitá je relevance, jednoznačnost, jasnost a srozumitelnost definic dat, aby co nejlépe charakterizovala agendu, a aby data všichni chápali a sbírali stejně.
Abychom mohli porovnávat různě velké subjekty, je třeba data přepočítat na poměrové ukazatele, např. počet úkonů na 1 zaměstnance konkrétní agendy, úspěšnost výběru konkrétního místního poplatku v procentech z celkového počtu nebo objemu, objem získaných dotací na obyvatele obce, popř. struktura úkonů v konkrétní agendě, v personální agendě věková nebo vzdělanostní struktura zaměstnanců úřadu nebo procento cizinců ve městě.
Tímto způsobem lze porovnávat výkonnost libovolného počtu úřadů, stanovit mediány jednotlivých ukazatelů, tedy střední hodnotu výsledků jednotlivých skupin, nejčastěji velikostních, i celkového výsledku.
Osmnáct let činnosti potvrzuje, že benchmarking je kontinuální, neustále se opakující proces. Aby bylo možné sledovat vývoj jednotlivých ukazatelů, časové řady a zjišťovat celkové trendy a výsledky dále analyzovat v kontextu legislativních změn, praxe úřadů a dalších souvislostí, je třeba zachovávat kontinuitu definic dat a ukazatelů.
Dalším důležitým předpokladem pro takovouto činnost je dostatečně velký vzorek, tj. v našem případě dostatek do benchmarkingu zapojených měst ORP a také dostatečné množství relevantních a prověřených dat.
Data totiž nestačí „jen“ sebrat; je třeba s nimi dále pracovat – zkontrolovat je a opravit, což při počtu desítek subjektů (aktuálně 83), z nichž každý sbírá data do několika desítek agend, tj. celkem několik set údajů, není jednoduché, ale je to nezbytné. Výhodou a zároveň i nevýhodou je, že data sbírá na jednotlivých úřadech vždy řada pracovníků, a i při nejlépe definovaných datových polích zde samozřejmě funguje lidský faktor.
Data ihned po zadání přepočítá benchmarkingová aplikace na předem definované poměrové ukazatele, takže výsledky jsou okamžitě k dispozici všem zapojeným městům.
Obr. 1. ukazuje příklad základního výběru ukazatele výkonnosti – počet úkonů v agendě Občanské průkazy na 1 zaměstnance agendy, na úřadech měst se správním obvodem ORP o velikosti 40–50 tis. obyvatel, s výsledky za 3 roky včetně mediánů za tento výběr v jednotlivých letech.
S výsledky dále pracujeme; připravujeme z nich analýzy ukazatelů. Obr. 2. prezentuje stejný ukazatel v několika různých velikostních kategoriích (dle velikosti ORP), za období 5 let, takže představuje trendy v těchto jednotlivých kategoriích, jakož i celkový trend za všechna zapojená města. S těmito trendy se pak města porovnávají a hledají mezery ve vlastní výkonnosti. Na schůzkách pracovních skupin a/nebo specialistů na konkrétní agendy pak účastníci sdílí informace a praktické zkušenosti a společně hledají dobré praxe.
Analýzy vždy obsahují soubor několika desítek ukazatelů, takže dávají plastický obraz agendy z různých úhlů pohledu. Každá analýza se skládá ze dvou částí: wordovské – s trendy, hlavními zjištěními a výsledky za všechna města v posledním roce a excelovské, která umožňuje městům připravit si analýzu na míru města (ORP) úřadu.
Kromě výkonových ukazatelů je zajímavé také sledovat vývoj počtů úvazků a úkonů v čase.
Obr. 3. ukazuje vývoj celkového počtu úvazků agend státní správy za poslední 4 roky. Údaje jsou ve všech letech za 72 stejných zapojených měst a je krásně vidět, že v několika agendách je trend v počtu úvazků jednoznačně rostoucí – nejvíce v územním plánování, dopravních přestupcích a registru vozidel. Naopak jen v několika málo agendách klesají – např. v sociální práci pro ohrožené a vyloučené osoby a v živnostenské agendě.
Obr. 4. ukazuje na příkladu agendy registr vozidel, jak se v jednotlivých městech projevilo rozvolnění místní příslušnosti v počtu úkonů.
V čem obcím benchmarking pomáhá?
Obce využívají benchmarkingu, jeho aktivit a výsledků k různým účelům:
- k optimalizaci struktury úřadu, procesů a navyšování/snížení počtu úvazků
- zavádění nových metod, technologií, SW apod. Je téměř vždy mezi zapojenými městy někdo, kdo již má uvedené zkušenosti
- zjištění cen soutěžených a nakupovaných služeb a podmínek pro zadávání veřejných zakázek – městům se podařilo vysoutěžit nižší ceny za úklid, IT služby, telefony apod.
- jako podklad pro vyjednávání mezd a odměn zaměstnanců a objemu prostředků do sociálního fondu a zaměstnaneckých benefitů
- podklad pro aplikaci dalších metod řízení kvality jako ISO, CAF apod.
Rozsáhlou součástí benchmarkingu jsou finanční agendy a ukazatele. Zde jsou příklady otázek, na které benchmarking nabízí zapojeným městům odpovědi, což je vhodné zejména letos, ve volebním roce do obecních zastupitelstev.
- Jsou náklady našeho úřadu adekvátní? A pokud ne, kde hledat rezervy?
- Je – vzhledem k velikosti města a správního obvodu obce s rozšířenou působností – celkový počet zaměstnanců našeho úřadu optimální? (A přesněji: Jsou optimálně nastaveny úvazky na jednotlivé činnosti zejména státní správy?)
- Jak si stojí naše město v porovnání s dalšími srovnatelnými městy v příjmech a výdajích na obyvatele, resp. žáka?
- Kolik dáváme z rozpočtu města na kulturu, sport, sociální služby? Je to málo nebo moc? Není některá z těchto oblastí předimenzovaná nebo naopak poddimenzovaná?
- Kolik dáváme z rozpočtu města na mateřské, základní a základní umělecké školy a školní jídelny? Jsou to náklady našich žáků nebo dojíždějících z okolních obcí?
- Je procento provozních výdajů na činnost místní správy přiměřené?
- Jak jsme úspěšní v získávání dotací?
- Jsou naše místní poplatky stanoveny v optimální výši? A jak se nám daří poplatky vybírat? Máme vysoké procento neplatičů?
- Jaký máme objem pohledávek? Daří se nám je průběžně vymáhat nebo stále narůstají?
- Jak vysoké máme dlouhodobé závazky? Tj. kolik dlužíme v přepočtu na obyvatele?
- Jsou finance našeho města v dobré kondici (na základě dat MF ČR)?
- Benchmarkingová iniciativa 2005 (BI)
-
neformální sdružení obcí s rozšířenou působností za účelem zvyšovat
efektivitu a kvalitu veřejných služeb prostřednictvím benchmarkingového
porovnávání a sdílení informací, zkušeností a dobrých praxí. - V r. 2022 je zapojeno 83 měst – obcí s rozšířenou působností (ORP), jejichž zástupci pracují v pěti paralelních pracovních skupinách.
- Města se porovnávají v celkem 58 agendách zejména výkonu státní správy, ale také samosprávy, finančních a provozních agend. Datová základna je průběžně kontrolována a opravována. Také metodika sběru dat se průběžně ověřuje a v případě legislativních změn je aktualizována.
- Benchmarkingové porovnávání provádí on-line databázový software, který má celou řadu funkcí umožňujících členům BI vkládat data, provádět výběry dle stovek kritérií a jejich kombinací, modelování a optimalizaci, kumulativní nápočty apod. Datová základna v softwarové aplikaci obsahuje za období 17 let celkem přes 1 mil. údajů.
- Dat z databáze lze využít také pro účely analýz na míru konkrétního města, včetně např. SWOT analýzy úřadu. Benchmarkingová iniciativa 2005 v r. 2006 reprezentovala ČR na 4. evropské konferenci kvality ve veřejné správě ve finském Tampere.
- Další informace o benchmarkingu na webu www.bi2005.cz.
- Seriál Benchmarking obcí s rozšířenou působností – zkušenosti
-
- Benchmarking obcí s rozšířenou působností – zkušenosti I., 26. 4. 2022
- Benchmarking obcí s rozšířenou působností – zkušenosti II., 3. 5. 2022 (právě čtete)