Jsou všechny vaše smlouvy nahrané v registru smluv opravdu uveřejněné?
Kontroly smluv nahraných v registru smluv u veřejných subjektů ukazují, že u většiny povinných subjektů vykazuje třetina až polovina záznamů nedostatky v takové míře, že zákon o registru smluv je považuje za neuveřejněné (přesto, že jsou v nějaké podobě v systému registru smluv nahrány).
Registr smluv je informační systém veřejné správy, který slouží k uveřejňování smluv, u kterých je minimálně jedna smluvní strana povinným subjektem podle zákona o registru smluv. Zákonodárce v souvislosti s povinností zveřejňovat uzavřené smlouvy přistoupil k nastavení přísné sankce, která spočívá v neúčinnosti příslušné smlouvy. V případě, že taková smlouva nebude do 3 měsíců od uzavření smlouvy zveřejněna, tak bude smlouva považována za zrušenou od počátku.
Co je to „uveřejnění“ podle zákona o registru smluv?
Aby bylo možné smlouvu považovat za uveřejněnou v registru smluv, musí příslušná smlouva, resp. záznam splňovat kumulativně všechny podmínky stanovené zákonem. Nesplňuje-li takový záznam, byť jen některou z podmínek, nepovažuje se taková smlouva za uveřejněnou.
- § 5 odst. 1
- Uveřejněním smlouvy prostřednictvím registru smluv se rozumí vložení elektronického obrazu textového obsahu smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu a rovněž metadat podle odstavce 5 do registru smluv.
- § 5 odst. 5
- Smlouva, která nebyla uveřejněna způsobem uvedeným v odstavci 1 nebo
jejíž metadata neobsahují
- identifikaci smluvních stran,
- vymezení předmětu smlouvy,
- cenu, a pokud ji smlouva neobsahuje, hodnotu předmětu smlouvy, lze-li ji určit,
- datum uzavření smlouvy,
Z časového hlediska vstupuje do hry ještě požadavek, aby smlouva byla řádně uveřejněna v registru nejpozději do 30 dnů od uzavření. S nedodržením třicetidenní lhůty zákon nespojuje žádnou samostatnou sankci, je však potřeba počítat s tím, že neuveřejněná smlouva je neúčinná.
Nebyla-li smlouva do 3 měsíců od uzavření uveřejněna v souladu se zákonem o registru smluv, zaniká smlouva od počátku. To znamená, že taková smlouva nebyla nikdy uzavřena, neexistuje. Nelze ji již dodatečně uveřejnit a zajistit tak její účinnost.
Důsledky neuveřejnění
„Občanské právo rozlišuje okamžik platnosti a okamžik účinnosti smlouvy. Dnem uzavření smlouvy začíná platnost smlouvy, ale teprve dnem účinnosti smlouvy vzniká ve smlouvě smluvený závazek. Až od data účinnosti smlouvy proto může oprávněná osoba vyžadovat plnění smlouvy a povinná strana je zároveň povinná smluvené plnění poskytnout.“[1]
Pokud smlouva není zveřejněna, a přesto na jejím základě probíhá plnění, může vzniknout některé nebo oběma stranám bezdůvodné obohacení. Pozdější uveřejnění smlouvy nemá vliv na předchozí plnění, účinnost smlouvy nastává teprve od okamžiku zveřejnění, nikoliv zpětně.
Jak může dojít ke vzniku bezdůvodného obohacení?
- Probíhá plnění z neúčinné smlouvy, která nesplňuje výše popsané podmínky stanovené zákonem a smlouva je tak považována za neuveřejněnou,
- Probíhá plnění ze smlouvy, která byla zrušena od počátku (v důsledku neuveřejnění ani ve lhůtě 3 měsíců od uzavření),
Pokud dojde k úhradě ceny za plnění ze smlouvy, která je považována za neuveřejněnou nebo zrušenou od počátku, znamená to, že došlo k vynaložení veřejných prostředků bez právního důvodu.
Bezdůvodné obohacení je potřeba vypořádat. S řešením situace související s nápravou souvisí zpravidla další (zbytečné) náklady – náklady na vypořádání bezdůvodného obohacení, náhrada škody, vrácení případně uhrazených smluvních pokut, úroky, pokuty (např. za nezveřejnění smlouvy podle zákona o zadávání veřejných zakázek), navrácení do původního stavu, právní zastoupení atd. Skutečná výše nákladů záleží na okolnostech případu, ochotě smluvních stran řešit/neřešit vzniklý stav, případných sporech vzniklých v souvislosti s plněním atd.
Lze pochybení napravit? Kdy a jak?
Obecně lze říct, že bezdůvodné obohacení je možné vypořádat. Předpokladem hladkého vyřešení je však součinnost smluvních stran.
Nezveřejnění smlouvy ve lhůtě do 3 měsíců lze napravit řádným uveřejněním. Náprava však nepůsobí zpětně, pouze od okamžiku řádného uveřejnění do budoucnosti. Plnění poskytnuté stranami před uveřejněním bylo bezdůvodným obohacením, které je potřeba vypořádat.
Smlouvu, která byla zrušena od počátku (v důsledku neuveřejnění do 3 měsíců), nelze uveřejnit. Pokud se v dané situaci postup jeví jako efektivní, lze uzavřít novou smlouvu a tuto řádně uveřejnit. Znova je nutné upozornit, že tato „nová“ smlouva nepůsobí zpětně. Opět – bezdůvodné obohacení vzniklé z plnění zrušené smlouvy je samozřejmě potřeba vypořádat.
Kdo kontroluje registr smluv?
Část veřejných subjektů začíná vnímat význam registru smluv a důsledky (ne)uveřejňování smluv. Větší část povinných subjektů však registr smluv bere jako formalitu, kterou ale nikdo důkladně nekontroluje. Kdo tedy může kontrolovat (ne)správnost záznamů v registru smluv?
Splnění všech náležitostí a podmínek stanovených zákonem o registru smluv by měl zkontrolovat v první řadě pracovník, který uveřejnění smlouvy provádí. Pro úspěšnou první kontrolu záznamu je potřeba, aby byl pracovník dostatečně kvalifikovaný, orientoval se v požadavcích zákona o registru smluv i v samotném textu smlouvy. Případně by měl být vybaven nástrojem, který pomůže již ve fázi uveřejňování vyhodnotit soulad se zákonem, případně upozorní na možná rizika. U velké části povinných subjektů provádí kontrolu zveřejnění zpravidla minimálně či vůbec neproškolený pracovník, bez znalosti úskalí a rizik neuveřejnění, resp. zdánlivého uveřejnění. Pro každou uveřejněnou smlouvu by měl pracovník být schopen identifikovat splnění povinných náležitostí, případně výjimku, která odůvodňuje např. neuvedení některých metadat smlouvy.
Povinný subjekt
Samotný povinný subjekt by měl (v ideálním případě periodicky, nejdéle však ve tříměsíčních intervalech) provádět kontrolu, zda všechny uzavřené smlouvy byly uveřejněné. Některá smlouva mohla zapadnout, nemusela se z různých důvodů dostat až k pracovníkovi odpovědnému za uveřejnění. Dále mohla být nahrána do systému chybně, což může mít za následek, že ji zákon nepovažuje za uveřejněnou.
Taková kontrola může být časově i ekonomicky nákladná. S ohledem na charakter nejčastějších pochybení lze doporučit využití softwarového nástroje provádějícího automatizovanou kontrolu vybraných parametrů smluv.
Smluvní strana
Zákonná sankce v podobě neúčinnosti smlouvy nebo zrušení smlouvy od počátku dopadá na všechny zapojené subjekty. Většinou je v zájmu nejenom povinného subjektu, ale i dalších smluvních stran ujistit se, že smlouva byla řádně uveřejněna, nabyla účinnosti a lze podle ní plnit.
Smluvní strana je oprávněna sama provést uveřejnění smlouvy v registru. Někteří podnikatelé již používají nástroje na kontrolu registru smluv, aby se ujistili, že smlouvy jsou účinné a neposkytují plnění bez právního důvodu. Mohou však nastat situace, kdy pro některou smluvní stranu může být ekonomicky výhodnější, když smlouva zůstane neúčinná, případně pokud bude zrušena od počátku (např. v situaci, kdy by měl dodavatel podle smlouvy hradit vysokou smluvní pokutu). V takovém případě se povinný subjekt dostane do zvlášť nepříjemné a potenciálně nákladné situace.
Třetí subjekt
Kontrolu řádného uveřejnění smlouvy v registru můžou provádět orgány, které na základě takových smluv vydávají rozhodnutí. Nejčastěji se může jednat např. o:
- soudy při rozhodování sporu mezi stranami,
- katastrální úřady např. při povolování vkladu práva,
- Úřad pro ochranu hospodářské soutěže, který může ověřit, zda byla uveřejněna smlouva uzavřená na základě zákona o zadávání veřejných zakázek ve lhůtě do 15 dnů,
- poskytovatelé dotace, kteří ověřují plnění podmínek dotace,
- veřejní zadavatelé při ověřování referenčních zakázek účastníků výběrových řízení,
- státní zastupitelství.
Kontrolní orgán zpravidla zajímá, zda peníze vynaložené povinným subjektem byly vynaloženy na základě právního důvodu (takovým je například účinná smlouva). V případě, že smlouva není účinná, nebo byla zrušena od začátku, pak byly veřejné prostředky vynaloženy bez právního důvodu. Zpravidla po takovém zjištění bude následovat hektická snaha o analýzu možností, hrozících sankcí, minimalizaci negativních následků a o součinnost druhé smluvní strany.
Veřejnost
Veřejnost může v důsledku neomezené přístupnosti registru smluv provádět vlastní kontrolu. Vzhledem k tomu, že se jednotlivých občanů smlouva zpravidla netýká, nelze dovodit jejich legitimaci k podání určovací žaloby na neplatnost smlouvy.
To však neznamená, že povinný subjekt neplnící řádně své povinnosti je v bezpečí. Veřejnost se může obracet na kontrolní orgány, zejména na státní zastupitelství, které je oprávněné konat z vlastního podnětu nebo z podnětu veřejnosti.
Nelze dále opomenout ani riziko zveřejnění „kauzy“ v médiích v důsledku podnětu některého z uvědomělých občanů nebo v důsledku investigativní činnosti novinářů.
Použitá literatura
- ELIÁŠOVÁ, Petra. Zákon o registru smluv s komentářem, 2. vyd., Ostrava: CODEXIS publishing, 2020.