Sazebník úhrad jako základní předpoklad pro uplatnění úhrady nákladů

Vyřizování žádosti o informace 5.

Vyřizování žádosti o informace s sebou dříve či později přinese situaci, kdy si poskytnutí požadovaných informací vyžádá zvýšené náklady na straně povinných subjektů. Tyto náklady však podle současné úpravy nemusí nést jen povinný subjekt sám, ale může úhradu některých z těchto nákladů požadovat po žadateli. Jedná se přitom o jednu z cest, jak naplnit zásadu řádného hospodáře a vyhnout se krizovým situacím.

Radka Hasil Edelmannová

Václav Těžký

V praxi se lze setkat s mnoha případy, ve kterých žadatelé o informace se mylně domnívají, že poskytování informací je vždy bezplatné, zdarma. Jedná se zejména o situace, kdy žadatelé požadují větší množství informací.

Dále lze zmínit požadavky na poskytnutí sice konkrétních informací, avšak kdy jejich vyhledání je pro povinný subjekt objektivně náročnou činností, pro kterou musí odložit plnění svých běžných úkolů, kterým by si jinak věnovali jeho zaměstnanci.

Žadatelé přitom často argumentují tím, že se v případě práva na informace jedná o službu veřejnosti, kterou si platí z daní, a že přece povinný subjekt má informace, které po něm chce, a to ve formátu, který požaduje. Případně též argumentují čl. 17 Listiny základních práv a svobod, který povinným subjektům právo požadovat úhradu nákladu za poskytnutí informací nestanoví.

Povinné subjekty by v takových případech měly žadatele poučit o právní úpravě, která zpoplatnění poskytnutí informace umožňuje. Jedná se o § 17 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „informační zákon“), který obsahuje podústavní úpravu práva na informace. Základní vymezení tohoto práva je zakotveno ve zmiňovaném čl. 17 Listiny základních práv a svobod.

Ve vztahu k územním samosprávným celkům se jedná primárně o odstavec 5 tohoto článku, který jim stanoví povinnost přiměřeným způsobem poskytovat informace o jejich činnosti, přičemž ve druhé větě doplňuje, že podmínky a provedení stanoví zákon. Tímto zákonem je zejména informační zákon a jeho § 17.

Byť tedy ani Ústava a ani Listina základních práv a svobod nezakotvuje právo územních samosprávných celků požadovat úhradu nákladů za poskytnutí informací, je toto právo upraveno na úrovni zákona. Současně je tato úprava podle judikatury Ústavního soudu plně v souladu s ústavním pořádkem.

Charakter požadavku úhrady nákladů

V minulosti vyvstaly pochybnosti ohledně toho, jaký je charakter požadavku úhrady nákladů. Konkrétně se jednalo o to, zda lze uplatněný a nezaplacený požadavek úhrady nákladů vymáhat exekučně, v rámci soukromého práva. Důvod těchto pochybností byl zřejmý. Povinné subjekty v minulosti musely všechny informace shromáždit a až poté mohly požadovat úhradu nákladů. Vzhledem k tomu, že povinné subjekty nemohly požadovat uhrazení zálohy za poskytnutí informací, byla veškerá činnost v případě nezaplacení úhrady žadatelem vynaložena zcela marně.

Judikatura v této věci dospěla k závěru, že povinný subjekt je na jednu stranu oprávněn požadovat úhradu nákladů za poskytnutí informací, kdy v zásadě vyčíslí cenu za poskytnutou službu, kterou je poskytnutí informací. Pokud přistoupí k požadavku úhrady nákladů, nemusí žadatel požadovanou částku uhradit a povinný subjekt není oprávněn tuto nezaplacenou úhradu vymáhat. Povaha vztahů mezi povinným subjektem a žadatelem o informace je totiž veřejnoprávní, nikoliv soukromoprávní.

Co lze a nelze zpoplatnit

Informační zákon umožňuje ve svém § 17 požadovat úhradu nákladů za pořízení kopií, opatření technických nosičů dat a s odesláním informací žadateli. V tomto souhrnu se jedná o věcné náklady. Povinný subjekt je oprávněn požadovat úhradu nákladů také za personální náklady, avšak pouze v případě, kdy se jedná o mimořádně rozsáhlé vyhledání informací. Přesto, že dle uvedeného nelze uplatňovat náklady za běžné vyhledávání, lze se s tímto nezákonným požadavkem, i když jen výjimečně, setkat u některých menších obcí. Informační zákon stanoví z tohoto výčtu výjimku. Úhradu nákladů za věcné prostředky a personální náklady nelze požadovat tehdy, je-li předmětem žádosti taková informace, která podléhá ochraně práva autorského (první podmínka) a kdy taková informace má být poskytnuta na základě licenční nebo podlicenční smlouvy (druhá podmínka). Protože v praxi vznikají chyby při úvahách o tom, co lze zahrnout pod věcné náklady, považujeme za vhodné si je na tomto místě přiblížit. Personálním nákladům se budeme s ohledem na složitost tohoto nákladu věnovat samostatně.

Pokud jde o náklady za pořízení kopií, lze rozlišovat nejen druh kopie, ale také použitou technologii kopírování. Kopie bývá nejčastěji papírová. Může se však jednat i o kopii elektronickou – scan dokumentu nebo jeho fotografii. Kopie původní informace by měla být ve stejném formátu, v jakém je zaznamenána. Může se jednat o různé velikosti originálního nosiče informací – formát A5, A4, A3 atp. Kopie může být dále jednostranná nebo oboustranná, jde-li o kopírování do papírové formy. Pro obě formy kopírování dále platí, že kopie může být černobílá nebo barevná.

V minulosti byla za technický nosič dat považována disketa. S ohledem na rozvoj technologií a zánik původních nosičů dat je v současné době možné za použitelný technický nosič dat považovat zejména CD, DVD nebo flash disk, který se svou kapacitou vyrovnává i některým pevným diskům, ať už uloženým v počítači nebo těm externím. V případě CD a DVD se nejedná jen o samotný nosič, ale také o obal na tento nosič. Podle našeho názoru nelze za technický nosič dat, na němž se poskytují informace, považovat vzdálený server. To přesto, že různé cloudové uložiště nabývají v současné době čím dál větší obliby. Je tomu tak z toho důvodu, že povinný subjekt může požadovat úhradu nákladů za použitý technický nosič dat, který si žadatel o informace fakticky odnese, což u uložení informace na “cizím“ uložišti nelze.

Co lze zahrnout pod odeslání informací žadateli blíže specifikuje nařízení vlády č. 173/2006 Sb., o zásadách stanovení úhrad a licenčních odměn za poskytování informací podle zákona o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „nařízení vlády o zásadách stanovení úhrad a licenčních odměn za poskytování informací“). Podle tohoto nařízení vlády se jedná o poštovné a balné.

Sazebník – alfa a omega možnosti žádat úhradu

Aby vůbec povinný subjekt mohl požadovat úhradu nákladů, musí v prvé řadě vydat sazebník úhrad za poskytnutí informací. Povinnost vydat sazebník je stanovena v § 5 odst. 1 písm. e) informačního zákona. Podrobnější pravidla pro vymezení jednotlivých sazeb a pro stanovení úhrady nákladů stanoví nařízení vlády o zásadách stanovení úhrad a licenčních odměn za poskytování informací.

V případě územních samosprávných celků vydává sazebník rada tohoto územního samosprávného celku, neboť se jedná o samostatnou působnost, která není vyhrazena zastupitelstvu. V obcích, kde není rada volena (pozn. v krajích je rada kraje povinná), náleží tato pravomoc starostovi. Vydání sazebníku může rada svěřit také obecnímu/krajskému úřadu. Jakmile je sazebník schválen v příslušném orgánu územního samosprávného celku, musí být také zveřejněn. Dle § 5 odst. 1 a 4 informačního zákona tak musí povinný subjekt učinit na svých úřadovnách na místě, které je všeobecně přístupné, např. na podatelně. Zveřejnit sazebník musí povinný subjekt také způsobem umožňujícím dálkový přístup, tedy na svých webových stránkách.

Pro stanovení jednotlivých sazeb platí, že se stanovují jako přímé náklady. To znamená, že se musí jednat o reálné náklady, nikoliv o náklady navýšené o zisk. Pokud tedy povinný subjekt nakupuje technické nosiče dat, např. CD, za 6 Kč/ks, pak by měl tuto částku také uvést v sazebníku. Složitější situace bude např. u nákladů na pořízení kopií. Výši těchto nákladů nebude zpravidla tvořit pouze náklad na pořízení jednoho papíru, ale bude se jednat o součet nákladů na pořízení jednoho papíru a nákladů na tisk (toner a elektřina). Co se týče stanovení nákladů za elektronickou kopii (tzn. scany dokumentů), tyto by měly být nižší než náklady za pořízení kopií, neboť v sobě nezahrnují náklady na papír.

Výše úhrady musí být podle nařízení vlády stanovena na základě jednotkových sazeb, je-li to možné. Bezpochyby bude tato možnost dána u zmíněných nákladů na pořízení kopií a nákladů na tisk. Složitější bude stanovení konkrétní sazby u nákladů za odeslání informací žadateli. Dopředu totiž nelze s jistotou určit, jaký objem informací bude žadatel požadovat a ani to, na jakém nosiči budou informace poskytovány (flash disk, CD, DVD nebo v papírové formě). Od těchto znalostí se přitom odvíjí náklady na balné a poštovné, které je povinný subjekt oprávněn požadovat. Nařízení vlády myslí i na tyto případy, ve kterých umožňuje stanovit výši úhrady prokazatelným způsobem. Povinným subjektům je tak dán poměrně široký prostor na to, aby co nejlépe nastavily systém určení konkrétní výše úhrady. U stanovení sazby za odeslání informací žadateli je povinnými subjekty asi nejčastěji využívanou variantou odkaz na výši stanovenou konkrétním přepravcem, a to např. takto: „Je-li informace zasílána poštou, stanoví se výše úhrady nákladů dle sazebníku poštovních služeb“. Vyloučit samozřejmě nelze ani jiné způsoby určení konečné výše, např. v závislosti na velikosti zásilky takto: „U zásilky do 100 g je cena balného a poštovného stanovena ve výši 50 Kč, u zásilky do 500 g ve výši 100 Kč a u zásilky do 1 kg ve výši 200 Kč“.

Povinný subjekt nemusí požadovat úhradu nákladů za každé situace. Povinný subjekt může v sazebníku stanovit částku, do jejíž výše nebude po žadateli požadovat úhradu nákladů. Pokud tak povinný subjekt učiní, nemůže bez změny sazebníku tuto praxi opustit. Povinné subjekty přistupují ke stanovení této částky nejčastěji z důvodu úspory. Vzhledem k tomu, že požadavek úhrady nákladů je nutné nejprve oznámit žadateli, vznikají povinnému subjektu náklady již s tímto úkonem. Pokud by měl povinný subjekt požadovat úhradu nákladů např. ve výši 30 Kč, mohlo by se takové jednání jevit jako nehospodárné, když by náklady na odeslání požadavku na úhradu nákladů přesáhly tuto částku. Výše částky, pod kterou nebude účtován požadavek úhrady nákladů, se často pohybuje ve výši 100 Kč. V sazebnících lze také nalézt informaci o tom, že pokud by šlo o zneužití práva na informace, tato minimální částka, do které nebude požadována úhrada, se neuplatní. I takovou možnost dává současná právní úprava, když se jedná o upřesnění oné minimální částky.

Kromě uvedené možnosti může povinný subjekt stanovit případy, v nichž nebude požadovat úhradu nákladů. Oproti předchozí možnosti se může jednat o stanovení maximální částky, kterou bude povinný subjekt požadovat a nad kterou bude informace poskytovat bezplatně. Tuto variantu však nedoporučujeme, neboť se může stát, že tato částka bude ve vztahu k požadovaným informacím a jejich množství pro žadatele natolik lukrativní, že bude uhrazena a veškeré další náklady, které mohou dosahovat i několika desítek či stovek tisíc korun, bude nést obec.

V praxi povinných subjektů se také často objevuje věta, podle které pokud si žadatel převezme informace osobně, nebude účtována úhrada nákladů za odeslání informací žadateli. Tato věta je fakticky nadbytečná, neboť je z povahy účtování úhrady nákladů zřejmé, že pokud žadatel požaduje informace zaslat, nepřijde si je vyzvednout, a pokud si je chce vyzvednout osobně, nebude mu účtována úhrada nákladů za odeslání informací. Zmínit lze také případy „osvobození“ od balného, které se poměrně obtížně účtuje.

Závěr

Výše uvedené informace jsou nezbytným základem pro každého, kdo chce požadovat úhradu nákladů. Jako zcela nezbytný se jeví sazebník úhrad za poskytnutí informací, který určuje další možnosti povinného subjektu, pokud jde o uplatnění samotného požadavku úhrady nákladů. Pokud není v sazebníku stanovena výše úhrady za konkrétní věcné nebo personální náklady, nelze jejich úhradu požadovat. Např. absence stanovení částky za pořízení elektronické kopie může povinným subjektům působit nemalé potíže v případech, kdy požadavek směřuje na pořízení velkého množství elektronických kopií – scanů. Pokud však povinný subjekt připraví sazebník dostatečně kvalitně, může přistoupit k uplatnění požadavku úhrady nákladů.

Mgr. Václav Těžký, Mgr. Radka Hasil Edelmannová, Krajský úřad Moravskoslezského kraje

Seriál Vyřizování žádosti o informace

1. Prvotní posouzení došlé žádosti o informace, 19. 5. 2020
2. Co je to vlastně ta informace?, 15. 9. 2020
3. Identifikace požadované informace, 2. 11. 2020
4. Dotčené osoby a jejich postavení při vyřizování žádosti o informace, 10. 11. 2020
5. Sazebník úhrad jako základní předpoklad pro uplatnění úhrady nákladů, 11. 2. 2021 (právě čtete)
6. Mimořádně rozsáhlé vyhledání informací a požadavek úhrady nákladů, 1. 6. 2021
7. Rozhodnutí o odmítnutí žádosti, 29. 9. 2021
8. Otázka poskytování platů a odměn zaměstnanců povinného subjektu, 4. 10. 2021
9. Osobní údaje – poskytnout nebo ne?, 7. 12. 2021
10. Obchodní tajemství – poskytnout nebo ne?, 17. 2. 2022
11. Autorské právo – poskytnout nebo ne?, 1. 6. 2022
12. Obec jako ochránce informací o majetkových poměrech (nejen) svých občanů, 2. 11. 2022
13. Další důvody pro odmítnutí žádosti o informace, 10. 11. 2022
14. Další důvody pro odmítnutí žádosti o informace II, 15. 2. 2023
15. Když se žadatel o informace brání, 17. 4. 2023