Sdělování informací a ochrana osobních údajů

Jak je to s telefonickým sdělením, kdy si veřejnost (občan) zavolá na podatelnu, zda je přítomný konkrétní zaměstnanec, že chce jednat pouze s ním a nemůže se dovolat? Pracovník podatelny není schopen ověřit, zda se jedná o pravdivou informaci nebo např. zjišťování, kde se zaměstnanec nachází (informace pro zloděje, žárlivého partnera, …).

Informaci o tom, zda se konkrétní zaměstnanec nachází či nenachází na pracovišti, je nutno považovat za údaj vztahující se k identifikované fyzické osobě ve smyslu čl. 4 odst. 1 GDPR, tedy za osobní údaj. V určitých souvislostech může mít taková informace rovněž povahu údaje o pohybu či dostupnosti osoby, a tudíž údaj potenciálně zneužitelný.

Současně platí, že pracovník podatelny (či jiný zaměstnanec přijímající hovor) zpravidla není schopen ověřit totožnost volající osoby ani účel, pro který je informace požadována. Poskytnutí informace o přítomnosti zaměstnance neznámému volajícímu by proto mohlo představovat porušení zásady minimalizace osobních údajů dle čl. 5 odst. 1 písm. c) GDPR, neoprávněné zpřístupnění osobního údaje třetí osobě, a současně i bezpečnostní riziko.

Poskytnutí údajů o příchodech, odchodech či přestávkách by představovalo nepřiměřený zásah do práva na ochranu soukromí zaměstnance, pokud by nebylo odůvodněno zvláštním veřejným zájmem.

Z uvedených důvodů doporučujeme nastavit interní postup tak, že informace o konkrétní přítomnosti či nepřítomnosti zaměstnance se telefonicky nesdělují. Volajícímu je vhodné nabídnout přepojení hovoru, je-li to možné, případně zaznamenání vzkazu. Alternativně lze sdělit pouze obecnou informaci, že zaměstnanec je momentálně nedostupný, a to bez jakékoli specifikace důvodu, času návratu či místa, kde se nachází. Podrobnější informace by měly být poskytovány pouze osobám, u nichž je totožnost a oprávněný zájem nepochybný, typicky v rámci interní komunikace či mezi orgány veřejné moci. Takto nastavený postup odpovídá požadavkům ochrany osobních údajů i bezpečnostní prevence.

S ohledem na výše uvedené lze shrnout, že telefonické sdělování informace o konkrétní přítomnosti či nepřítomnosti zaměstnance neověřené třetí osobě není v souladu se zásadami ochrany osobních údajů. Doporučeným postupem je poskytovat pouze obecnou informaci o nedostupnosti zaměstnance, nabídnout přepojení hovoru či zanechání vzkazu, a podrobnější údaje sdělovat výhradně osobám s prokazatelným oprávněným zájmem.

Mgr. Jakub Kaplan, právník junior

Na otázky z praxe obcí a měst odpovídají dlouhodobě experti advokátní kanceláře KVB, která získala opakovaně ocenění Právnická firma roku.

Seriál Dotazy a odpovědi 2026

1. Obecní byty a podmínky nájemní smlouvy, 9. 1. 2026
2. Směna obecních pozemků, 16. 1. 2026
3. Užívání služebního vozidla pro soukromé účely, 23. 1. 2026
4. Neplatné zasedání zastupitelstva, 30. 1. 2026
5. Poplatek z pobytu a měsíční hlášení, 6. 2. 2026
6. Obecní majetek – převod nájmu a jeho zveřejnění, 13. 2. 2026
7. Majetkové operace obce, 20. 2. 2026
8. Rozhodování obce o převodu nemovitostí, 27. 2. 2026
9. Sdělování informací a ochrana osobních údajů, 6. 3. 2026 (právě čtete)
10. Smlouva se zpětnou účinností, 13. 3. 2026
11. Příplatek za vedení, 20. 3. 2026
12. Veřejná zakázka a změna platby DPH, 27. 3. 2026
13. Stanovení nájmu v obecním bytě, 2. 4. 2026
14. Výběr místních poplatků, 10. 4. 2026
15. Jednání zastupitelstva, zápis a námitka, 17. 4. 2026
16. Výdejní boxy v obci, 24. 4. 2026